Motos Bordoy: uma logística a todo vapor

Paixão por motocicletas desde 1971

Com cinquenta anos de vida, a Motos Bordoy representa 7,5% do mercado de motocicletas no país, por isso tornou-se uma das empresas espanholas mais relevantes do setor das duas rodas. Desde que nasceu, em 1971, o seu crescimento e evolução têm sido constantes, paralelamente à expansão da própria indústria em Espanha. Atualmente, os irmãos Albert e Jordi, filhos do fundador Jaime Bordoy, estão à frente deste negócio que conta com mais de 60 profissionais.

A Motos Bordoy é importador em Espanha das marcas SYM e NIU e, desde 1999, tem comercializado a sua própria marca Macbor. Além disso, em Barcelona é um revendedor exclusivo da MV Agusta, Indian Motorcycles e Husqvarna (motocicletas e bicicletas elétricas). A empresa possui dois pontos de venda centrais nesta cidade com um showroom de 1.500 m².

Além disso, a sua sede operacional está localizada em Rubí (nos arredores de Barcelona). Mais de 9.000 m² onde a Diretoria de Marketing e Comercial e os departamentos de pós-venda e peças de reposição estão localizados, bem como dois armazéns: um dedicado a peças de reposição, e outro a motocicletas (cada uma armazenada desmontada em caixas de grandes dimensões). Segundo Jesús García, chefe do Departamento de Peças de Reposição, "fornecemos às lojas e aos nossos parceiros, de ambos armazéns. Trabalhamos com mais de 200 parceiros para os quais fornecemos motocicletas e peças de reposição no momento necessário. Podemos entregar pedidos aos nossos parceiros perto de Barcelona em apenas três horas e meia, enquanto que, para o resto de Espanha, estamos comprometidos em fazê-lo em 24 horas".

Para isso, a empresa precisava de uma logística eficiente. No início, a Motos Bordoy organizava toda a mercadoria e operações dos seus dois armazéns manualmente, inserindo os dados no ERP Siniwin. "No entanto, isto era insuficiente. O ERP é muito útil para faturar e organizar os nossos negócios, mas o que realmente precisávamos era agilizar os percursos de trabalho no armazém, garantir a segurança nas tarefas do picking e absorver o aumento do volume de pedidos”.

Anteriormente, a empresa geria cerca de 10.000 referências. Nas palavras de Jesus García, “existem agora mais de 26.000. Somente com o ERP não teríamos sido capazes de organizá-los todos, porque este software não pode distribuir os produtos estrategicamente, considerando o cálculo ABC. Propusemo-nos a introduzir novas funcionalidades dentro do ERP, mas não fazia sentido, estávamos determinados a dar um salto qualitativo no nosso serviço, informatizando totalmente a nossa cadeia de abastecimento".

Instalando o WMS

A empresa, determinada a otimizar as operações dos seus dois armazéns, com o objetivo de abastecer os seus clientes no menor tempo possível, deu-se conta da necessidade de dispor de um sistema de gestão de armazém.

"Depois de comparar quatro propostas, optamos pelo Easy WMS, Sistema de Gestão da Mecalux, pois vimos uma clara diferença em relação às soluções de outros fornecedores. Consideramos que é a melhor opção para o nosso negócio e, além disso, a equipa que nos apresentou a oferta foi a mais profissional", diz o chefe do Departamento de Peças de Reposição.

Primeiro, a empresa implantou o Sistema de Gestão de Armazéns Easy WMS no seu armazém de peças de reposição, depois no armazém de motocicletas e, finalmente, em ambas lojas. "Implementar o WMS em todas as instalações de uma só vez teria sido caótico e traumático. Queríamos fazê-lo passo a passo para adaptarmo-nos aos recursos do Easy WMS com comodidade. Estamos agora muito satisfeitos; sem esta ferramenta, não teríamos conseguido lidar com o volume de movimentos que temos agora", sentencia Jesús García.

O Easy WMS foi integrado com o ERP Siniwin da Motos Bordoy, de modo a manter um controlo mais preciso de todos os processos logísticos. Dessa forma, o ERP notifica o WMS dos pedidos solicitados pelos clientes para que os operadores do armazém correspondente possam prepará-los sem demora.

A integração entre o ERP e o WMS trouxe maior segurança na gestão de mercadoria para a Motos Bordoy. "Antes, todas as notas de entrega eram manuais, o que consumia muito tempo e tinha grande probabilidade de cometer erros. Com o Easy WMS, temos um controlo mais preciso dos produtos que recebemos e dos que enviamos. Sabemos sempre onde está cada referência", afirma Jesús García.

Um dia nos armazéns da Motos Bordoy

A organização do trabalho e a distribuição de tarefas nos dois armazéns da Motos Bordoy foram projetadas para agilizar a distribuição de encomendas e evitar interferências que possam causar falhas. Jesus García diz: "Somos muito rigorosos com o cumprimento do nosso cronograma: os pedidos devem ser expedidos até às 13h30. Desta forma, temos de nos certificar de que eles chegam aos clientes na área de Barcelona à tarde e, no dia seguinte, ao resto de Espanha, dedicando a tarde a fazer reposições".

Para isto, o armazém de peças de reposição tem dois fluxos claramente diferenciados que atuam em paralelo: por um lado, as entradas e, por outro, as saídas. "Dependendo do volume de trabalho, destinamos mais ou menos funcionários numa operação, ou outra. Assim, nunca baixamos o nosso nível de serviço, mesmo que tenhamos um grande número de entradas", comemora Jesús García.

Por sua vez, o armazém de motocicletas possui três fluxos: entradas, saídas e concessões. Na prática, são operações semelhantes às do outro armazém, com a diferença de que as concessões são motocicletas que a empresa atribui a outros concessionários para expô-las por um determinado período de tempo. Antes do transporte, as motocicletas devem passar por uma área de montagem.

O Easy WMS otimizou as operações, tornando as entradas e saídas do produto muito mais fluidas:

Receção e armazenagem

Cada vez que uma palete chega, os operadores lêem a etiqueta com o seu terminal de radiofrequência para que o Easy WMS verifique se o modelo, as quantidades e as características coinciden com o que o ERP Siniwin havia notificado anteriormente. Em seguida, é-lhe atribuída uma localização.

O Easy WMS distribui as motocicletas e peças de reposição em ambos armazéns de acordo com o critério ABC, ou seja, a partir da sua rotatividade. Assim, por exemplo, artigos com maior rotatividade são depositados em áreas mais acessíveis para facilitar a sua entrada e saída. Jesús García explica que "o ABC se baseia em vendas. Temos áreas onde depositamos os produtos que vendemos mais e outras para os menos vendidos".

O armazém de motocicletas, em particular, é composto por muitas áreas que atuam como buffer (áreas de armazenagem temporária), onde as motocicletas são agrupadas com a mesma rotatividade, empilhadas umas sobre as outras. "Esta organização é muito importante para nós, pois não podemos esquecer que temos 3.500 motocicletas em stock e, entre a área de armazenagem e a área das docas, há 250 metros de distância. Todos os dias, os operadores caminham dezenas de quilómetros (o que supõe muito tempo), no entanto, com a ajuda do Easy WMS, os movimentos são otimizados para garantir que percorrem a menor distância possível".

Ao digitalizar todas as entradas, saídas e movimentos, o WMS controla o stock e sabe a localização exata de cada produto em tempo real. "Para verificar o stock real do armazém com o registado no Easy WMS, fazemos um inventário cíclico a cada três ou quatro meses. A vantagem é que esse processo não interrompe outras operações de armazém e podemos atender parceiros e clientes 365 dias por ano. A cada três ou quatro meses, também reclassificamos as referências em A, B e C de acordo com as vendas e distribuímos a mercadoria com base nisso", diz Jesús García.

Preparação e expedição de pedidos

A preparação de pedidos é uma das principais operações da Motos Bordoy: cerca de 1.650 pedidos são enviados diariamente. Em apenas cinco anos, verificou-se um incremento no número de pedidos que se preparam nos seus dois armazéns e que são enviados às lojas, clientes e colaboradores. O chefe do Departamento de Peças de Reposição reconhece que "logicamente, o volume de trabalho aumentou graças ao crescimento natural da empresa, contudo, o Easy WMS ajudou-nos a enfrentá-lo. Sem este WMS, precisaríamos contratar mais funcionários para prepará-los todos. A nossa produtividade aumentou 30% porque, com o mesmo quadro de funcionários, conseguimos absorver esse aumento de pedidos".

Os pedidos são preparados por ondas porque, nas palavras de Jesús García, "é a forma de otimizar o tempo de trabalho e preparar mais pedidos". Cada operador tem uma onda atribuída a si mesmo, o que significa que pode preparar vários pedidos simultaneamente, numa única viagem pelo armazém.

A elaboração dos pedidos em si é muito semelhante nos dois armazéns, com algumas peculiaridades em cada caso. O armazém de peças de reposição funciona com artigos de fácil manuseio (qualquer parte de uma motocicleta, desde um chassis a uma carenagem ou parafuso). Para isso, os operadores utilizam contentores divididos em localizações (cada uma correspondente a um pedido) e, à medida que localizam e recolhem a mercadoria das estantes, classificam-na em pedidos de acordo com o Easy WMS.

Por outro lado, no armazém de motocicletas, os empilhadores são utilizados para movimentar as motocicletas, pois estas são armazenadas em caixas maiores. Além da preparação dos pedidos, ocorre outro processo: a montagem das motocicletas. "Distribuímos as motocicletas de duas maneiras diferentes: já montadas, sobre duas rodas, para toda a rede de Barcelona e em caixas para o resto de Espanha", diz Jesús García.

Graças à supervisão do Easy WMS e à organização do trabalho, os operadores são muito mais rápidos do que antes e cometem menos erros.

Duas lojas com o Easy WMS

Nas lojas Motos Bordoy em Barcelona, não só são vendidos motocicletas e acessórios (luvas, capacetes, casacos, botas, etc.), mas também, se for necessário, são distribuídas motocicletas e peças de reposição a toda a rede de concessionários e oficinas em Barcelona e nas suas proximidades. Há também uma pequena oficina onde algumas reparações pontuais são realizadas.

Em ambos estabelecimentos, o Easy WMS controla a entrada e saída da mercadoria. Para as entradas, o WMS insere os produtos no seu banco de dados à medida que chegam às lojas e, portanto, sabe que mercadorias estão disponíveis (tanto motocicletas em exposição, como acessórios e peças de reposição no armazém e na oficina).

Para as saídas, no momento em que é feita uma venda ou é distribuída uma mercadoria a outros concessionários e oficinas, o WMS retira estes artigos do seu catálogo. "Quando um cliente compra um artigo numa das nossas lojas, o ERP comunica ao Easy WMS para que este possa retirá-lo do stock. Isso deu mais segurança no controlo dos produtos", esclarece o chefe do Departamento de Peças de Reposição da Motos Bordoy.

Transferência de motocicletas sob controlo

Uma das peculiaridades da Motos Bordoy é que atribui algumas das suas motocicletas a outros concessionários para exibição nos seus pontos de venda. Depois de um tempo, estas motocicletas poderiam ser comercializadas ou devolvidas ao armazém da empresa. Por essa razão, devemos manter um controlo muito rigoroso da localização exata desses produtos. "A razão é óbvia: é stock de nossa propriedade. Não estamos a faturar esses veículos para os concessionários, estamos a emprestar", diz Jesús García.

O Easy WMS rastreia as motocicletas concedidas aos concessionários em tempo real. Para isso, ele sabe quais os modelos que foram enviados a cada revendedor e mantém estes artigos em stock. ”Sem um controlo absoluto, como o que temos agora com Easy WMS, teríamos sérios problemas de atendimento aos nossos clientes", considera Jesús García.

Presente e futuro em expansão

A Motos Bordoy é uma empresa com uma evidente vocação de serviço, e em constante transformação com o objetivo de se adaptar às novas tendências de mobilidade. O seu espírito de superação e melhoria levam-na a encontrar soluções eficazes que resolvam as necessidades dos seus parceiros e clientes. "Todos sabem que estaremos sempre ao seu lado para ajudá-los", diz Jesús García.

"Em 2020, apesar das dificuldades decorrentes da pandemia por coronavírus, reconheço que não foi um ano tão mau: conseguimos crescer, em parte, pelo aumento da mobilidade individual", explica o chefe do Departamento de Peças de Reposição da Motos Bordoy.

Para os próximos anos, a empresa quer expandir-se em Espanha e internacionalmente. Expressa Jesús García: "Estamos muito entusiasmados por iniciar a nossa jornada na Europa. Nos próximos anos, tenho a certeza que veremos armazéns da Motos Bordoy em Madrid, Valência, Porto e noutras cidades europeias".

Como conseguirá isso? Com a ajuda do Easy WMS, um Sistema de Gestão de Armazém que facilitará a organização impecável das suas 26.000 referências, um controlo absoluto de todas as motocicletas e peças de reposição e a operação ágil que garantirá a rápida distribuição das mercadorias. Sem dúvida, a digitalização e o Easy WMS darão gás à expansão da Motos Bordoy.

Com o Easy WMS da Mecalux ganhamos maior segurança e fluidez no trabalho, tanto nos nossos armazéns quanto nas lojas. Agora temos um controlo muito mais rigoroso dos veículos e peças de reposição que temos em stock.

Benefícios para a Motos Bordoy

• 160% mais referências geridas: o Easy WMS sabe a localização exata das 26.000 referências de stock da Motos Bordoy, tanto nas lojas quanto nos dois armazéns da Motos Bordoy e nos concessionários. Isso significa 160% mais referências do que as 10.000 que manuseava anteriormente.
• Segurança em todos os movimentos: o WMS controla a circulação de mercadoria entre armazéns e lojas, bem como motocicletas que foram cedidas aos concessionários. Sob a sua supervisão, essas transferências são muito mais rápidas e seguras.
• Otimização das operações: a correta distribuição das mercadorias com base na sua rotatividade minimiza a movimentação dos operadores pelo armazém. Como resultado, a empresa aumentou a produtividade na preparação em 30%.