O inventário fantasma: o que é e como acabar com ele?

O inventário fantasma representa um grave problema logístico. O desajuste entre a quantidade de inventário que está fisicamente na loja ou no armazém e o registado no sistema informático pode trazer graves perdas para a empresa.

Neste artigo analisamos o que é o inventário fantasma e, sobretudo, como detetá-lo a tempo para que não afete a preparação e a expedição de nossos pedidos.

O que é o inventário fantasma

O termo “inventário fantasma”, em inglês phantom inventory (literalmente "inventário fantasma"), refere-se aos desajustes entre os inventários existentes fisicamente na loja ou armazém e o inventário registado no sistema. Ou seja, é aquele artigo que aparece como disponível no banco de dados, mas que, devido ao erro humano, não está na localização prevista.

Esse desajuste entre o inventário registado e o real implica, por exemplo, que se aceitem pedidos que não poderão ser entregues ao cliente por falta de inventário. Ao recolher o produto, o operador perceberá que não existe mercadoria suficiente e encarrega-se de avisar. Também pode haver problemas no abastecimento de matérias-primas para as linhas de produção, o que eventualmente poderia interromper a fabricação de um produto.

Uma incompatibilidade entre ambos os tipos de inventário significa que as ordens de compra, conhecidas como ponto de pedido ou reorder point, não serão realizadas no momento certo, causando ruturas de inventário (quando são adiadas) ou excesso de inventário (quando são adiantadas, por ter contabilizado um número de unidades inferior à real).

O phantom inventory normalmente provém de erros humanos originados da gestão manual da mercadoria. Costuma ocorrer em armazéns com um vasto leque de referências, por exemplo, em empresas de e-commerce ou de retalho. De fato, o inventário fantasma afeta tanto armazéns quanto estabelecimentos comerciais.

Em suma, o inventário fantasma converteu-se num importante perigo logístico, levando diretamente ao stockout que impede que o pedido seja entregue nos prazos e nas condições estabelecidas previamente com o cliente. Também pode dificultar a execução da ordem de fabricação de acordo com a lista de materiais (Bill of Materials ou BOM) necessários para a produção estabelecida.

Como reduzir o inventário fantasma?

O inventário fantasma normalmente é originado devido a erros humanos de diversos tipos: ao mover mercadoria de localização sem registar a mudança, ao ficar involuntariamente escondido um produto, confusões ao extrair referências de aspeto semelhante, ao trabalhar usando a memória e errar no número de unidades ou, inclusive, no produto em si, erros ao inserir dados no sistema, furtos... Se o inventário for feito com o Excel, papel e caneta ou um software rudimentar, é mais provável que ocorram essas ações que geram um artigo fantasma.

A implementação de um software avançado de gestão da mercadoria, tal como um Sistema de Gestão de Armazém (SGA), permite que as empresas restrinjam uma grande parte desse tipo de falhas.

Um SGA organiza as tarefas dos operadores garantindo que sejam corretamente executados. Por exemplo, no recebimento de mercadoria o software envia instruções passo a passo para registar corretamente as unidades recebidas, o seu manuseio e, finalmente, a localização onde devem ser armazenadas. Também impede que se omitam passos que poderiam causar erros. Portanto, através da leitura dos códigos de barra ou de confirmações no terminal, o operador deve validar que recolheu o produto correto e o colocou na posição atribuída.

Outra etapa que costuma gerar erros é a preparação de pedidos. Novamente, o objetivo é minimizar a intervenção humana, automatizando a tomada de decisão e simplificando os movimentos do operador. Tecnologias de picking guiado como pick-to-light ou picking por voz são essenciais para suprimir o risco de inventário fantasma, guiando o operador no desenvolvimento de cada tarefa de forma simples e intuitiva. Através de indicadores de luz, esses sistemas sinalizam onde recolher um determinado produto e a quantidade.

Uma opção mais sofisticada são as estações de picking de alto desempenho. Os produtos estão armazenados em caixas e um miniload encarrega-se de recolher automaticamente a caixa da estante, que é depositada em seguida no posto de trabalho onde está situado o trabalhador. O operador, que não tem de se deslocar em momento algum, apenas deve extrair as unidades indicadas da caixa que está diante de si e depositá-las noutra inferior.

O objetivo, em qualquer caso, é conseguir simplificar ao máximo as operações para reduzir ao mínimo o risco de erro humano.

Automatização: a solução definitiva para eliminar o erro humano

O SGA e os sistemas de assistência para picking minimizam de forma muito notável a possibilidade de erros. No entanto, apenas os armazéns automáticos podem garantir que não se cometa absolutamente nenhum tipo de erro humano, uma vez que todas as operações são robotizadas e a presença humana se restringe a gerir e supervisionar. Isso fica especialmente evidente nos armazéns automáticos para paletes.

Nessas instalações, quando uma palete entra no recinto, deve passar obrigatoriamente por um posto de inspeção de entrada (PIE), cuja função é verificar o status correto da mercadoria e validar se está de acordo com o produto que entrou no sistema. Depois, os transportadores são os encarregados de mover de forma autónoma a carga para o ponto desejado do armazém. Finalmente, os transelevadores para paletes automatizam a extração e depósito da mercadoria nas estantes. Para a expedição da mercadoria, é repetido o processo invertendo a ordem.

Todas essas ações são realizadas sem a intervenção humana e são controladas pelo sistema de gestão de armazém, o SGA, que comprova se a gestão da mercadoria é correta e dirige os movimentos no armazém. Dessa forma, é praticamente impossível a aparição do inventário fantasma.

Por outro lado, um armazém automático não só evita que se cometa qualquer tipo de erro no inventário, como também aumenta consideravelmente o desempenho da instalação e maximiza a capacidade de armazenagem (é possível trabalhar a mais altura e deixar um menor espaço entre estantes).

Acabar com o inventário fantasma é possível

O inventário fantasma representa um grave inconveniente para as empresas. Por isso, as operações manuais são substituídas por elementos automatizados que garantem a confiabilidade e segurança de todos os processos.

Implementar um SGA é o primeiro passo para suprimir o item fantasma. O sistema monitora todos os movimentos do produto e guia o funcionário durante a reposição de inventário, evitando que ocorram erros humanos. Se quisermos limitar ainda mais a intervenção humana, os sistemas de armazenagem automáticos coordenados por um SGA são a solução ideal. Exercem um controlo férreo sobre o inventário do armazém e a mercadoria já não se extravia nem se deteriora. Para eliminar a margem de erro na contagem de inventários, a automatização de processos desempenha um papel fundamental.

Nossas soluções de armazenagem automáticas são combinadas com o Easy WMS, o sistema de gestão de armazém da Mecalux, para atingir a máxima confiabilidade no registo de inventário. Uma operação automatizada impede o surgimento do inventário fantasma desde o início. Entre em contato connosco e um especialista consultor irá oferecer-lhe a melhor solução para erradicar esse tipo de problema de seu armazém.