O valor da auditoria logística

A auditoria logística consiste em fazer uma análise externa e imparcial da eficiência das operações de uma empresa, dos fluxos de transporte da mercadoria, da exaustividade no controlo de stock e do aproveitamento da capacidade dos armazéns, entre outros aspetos.

Neste artigo analisaremos por que é recomendável realizar auditorias logísticas periódicas para avaliar o estado das instalações, a eficiência no controlo do stock ou a otimização das rotas de transporte.

Em que consiste uma auditoria logística?

As auditorias logísticas são análises de desempenho da logística de uma empresa. Estes estudos, realizados por empresas especializadas, analisam a eficiência das tarefas realizadas num armazém e os fluxos de transporte de mercadorias, entre outros elementos. O objetivo é identificar erros e ineficiências na organização e propor soluções para aumentar a sua eficiência logística.

Por que razão é importante que estas análises sejam externalizadas? As auditorias não só envolvem o departamento relevante, neste caso o logístico, como também outras áreas, tais como gestão, vendas, compras ou TI. Por isso, para que não existam divergências nem confrontos entre departamentos e para que a auditoria seja verdadeira e ajustada aos dados, é fundamental que esses estudos sejam realizados por um terceiro.

Essas avaliações permitem a deteção e correção de erros no planificação logística e a implementação de soluções para otimizar ao máximo os recursos no armazém. Para tal, a auditoria logística utiliza as informações recolhidas em todas as operações que ocorrem na instalação, além se apoiar nos dados dos diferentes fornecedores e clientes finais. Isso permite avaliar o cenário logístico atual e as futuras necessidades, ou seja, poder planificar em torno delas.

Por exemplo, uma auditoria logística pode detetar a falta de otimização da superfície de armazenamento numa área muito específica do armazém. Essa análise não só se limita a identificar ineficiências, como também propõe soluções: por exemplo, num armazém com referências muito homogéneas seria recomendável substituir os sistemas de paletização convencional por estantes compactas para aproveitar ao máximo a sua capacidade de armazenamento.

A auditoria logística pretende evitar situações prejudiciais, tais como as roturas de stock de artigos de alta rotatividade, pontos de estrangulamento no abastecimento das linhas de produção ou excesso de custos no armazenamento dos produtos por não dispor dos sistemas idóneos.

Aspetos a considerar numa auditoria logística

Uma auditoria logística analisa o cenário atual e a planificação estratégica da cadeia de abastecimento de uma empresa a partir de uma série de KPIs logísticos, ou seja, indicadores de desempenho. Para formular uma análise completa, qualquer auditoria deve considerar os seguintes pontos:

• Estudo dos processos do armazém: eficiência das operações baseando-se na KPI, tal como o número de recebimentos/expedições por hora, a ocupação do armazém, etc.
• Análise dos arquivos da atividade: ordens de entrada, pedidos ou outros documentos que permitam avaliar os volumes do stock, a atribuição da rotatividade, os critérios e regras de localização do produto (slotting), etc.
• Avaliação da distribuição do armazém: planificação logística, áreas de armazenamento ou de cross-docking, eficiência dos sistemas de armazenamento, layout, etc.
• Desempenho do pessoal: distribuição e desempenho dos operadores, pessoal atribuído a cada rota de picking, etc.
• Atividade em rotas e cais de carga: acessibilidade das cais de carga e descarga, sincronização com a agência de transporte, rotas de envio adequadas, etc.

Para uma auditoria mais abrangente, convém que o cliente tenha iniciado a transformação digital da sua logística. Dessa forma, a empresa auditora terá à sua disposição informações extensas e precisas sobre todos os processos. Por exemplo, um software de armazém, como o Easy WMS da Mecalux, compila e estrutura todas as informações sobre cada um dos processos do armazém, permitindo que o auditor disponha de dados essenciais para detetar falhas e ineficiências.

Etapas de uma auditoria logística

Qualquer auditoria logística deseja que o armazenamento de matérias-primas e produtos elaborados e o recebimento e expedição das mercadorias sejam bem-sucedidos. Para tal, segue três etapas fundamentais:

• Análise do cenário atual: o auditor recolhe todas as informações. Nessa primeira etapa analisa o funcionamento atual da logística, ou seja, o layout dos armazéns, os sistemas utilizados, os movimentos do pessoal e das mercadorias.
• Estudo de dados e parecer: uma vez recolhidos todos os dados, o auditor passa a analisá-los para verificar o desempenho em cada etapa logística com a finalidade de identificar os pontos fortes e fracos da empresa.
• Proposta de melhoria: a parte final da auditoria consiste na elaboração de um relatório que apresenta as soluções para aumentar a eficiência em todos os processos logísticos, desde os percursos de transporte até à gestão do espaço de armazenamento.

Em todo o caso, cada auditoria dependerá de inúmeros fatores, tal como o número de armazéns que o cliente possui, o volume de carga gerida em cada instalação ou, inclusive, o tipo de referências armazenadas no armazém.

Benefícios de uma auditoria logística

A auditoria logística avalia passo a passo cada uma das etapas pelas quais passa o produto, dentro e fora do armazém, ao longo de toda a cadeia logística. Graças a essa análise minuciosa, a empresa tem à sua disposição:

• Um diagnóstico atual sobre os processos: a auditoria logística analisa todos os processos que ocorrem no armazém através de indicadores de desempenho, o que permite que o responsável logístico obtenha uma visão fidedigna daquilo que acontece nas instalações e nas rotas de recebimento e envio de mercadoria.
• Coerência na planificação logística: a primeira conclusão de qualquer auditoria logística deve ser que cada uma das ações e decisões logísticas estejam em conformidade com a estratégia da empresa, de acordo com o setor, o tipo de referências, os clientes e fornecedores, etc.
• Deteção de erros: o diagnóstico exaustivo ao qual são submetidas as operações durante uma auditoria logística facilita a identificação de ineficiências.

Em suma, a auditoria logística oferece ao responsável logístico uma visão detalhada sobre como é o serviço logístico de uma empresa, quais são os pontos fortes e os aspetos a melhorar para otimizar ao máximo os recursos num armazém.

Digitalizar a compilação dos KPIs

A compilação das informações para verificar o desempenho atual e histórico do armazém é fundamental para fazer uma auditoria logística precisa. Por isso, um Sistema de Gestão de Armazém como o Easy WMS permite que o auditor disponha de informações detalhadas sobre todos os processos que ocorrem no armazém.

O software da Mecalux pode ser complementado com a funcionalidade avançada Supply Chain Analytics da Mecalux, um programa que segmenta e estrutura os dados recolhidos pelo SGA para que o responsável logístico tenha uma visão detalhada dos processos e possa tomar decisões baseadas nas necessidades da instalação. O auditor logístico beneficia justamente disso, pois esse software encarrega-se de medir os KPIs do armazém, como as ordens expedidas por hora, a percentagem de produtos armazenados ou o número de backorders, entre muitos outros.

Auditoria logística, chave para uma maior eficiência

As auditorias analisam tudo o que acontece na logística de uma empresa com o objetivo de maximizar os recursos e melhorar a produtividade e eficiência. A implementação de um software como o Easy WMS da Mecalux ajuda a compilar informações valiosas para um estudo desse tipo, permitindo que o auditor e o responsável logístico tomem a melhor decisão para a logística da empresa.

Se estiver interessado em otimizar os seus processos e digitalizar a sua logística, não hesite em entrar em contato connosco. Um técnico especializado terá prazer em aconselhá-lo sobre a melhor solução para a sua empresa.