Recebimento de mercadorias: conceito, fases e estratégias de melhoria

O recebimento de mercadorias em logística é uma das operações mais importantes do armazém, pois dá início ao fluxo de materiais. Quando mal gerida, é o ponto de partida de muitos erros que se refletem no inventário e limitam a produtividade da instalação.

Organizar com inteligência o recebimento da mercadoria é crucial para conseguir um armazém eficiente e conter os custos operacionais. Para isso, é fundamental conhecer as tarefas que esse processo engloba, o seu alcance e as estratégias que existem para melhorá-las.

Tarefas associadas ao recebimento de mercadorias

O recebimento de mercadorias é algo que vai além da entrada dos pedidos provenientes dos fornecedores. Trata-se de um processo que envolve múltiplas tarefas relacionadas que podemos agrupar em quatro grandes blocos:

1. Planeamento e informação

Planear a chegada da mercadoria é fundamental para que não ocorram pontos de estrangulamento nas docas do armazém. O processo de recebimento da mercadoria é determinado, em parte, por uma correta coordenação da cadeia de fornecimento e, principalmente, pela gestão dos aprovisionamentos ou compras. Por exemplo, esse é o pilar no qual se alicerçam as operações de cross docking.

Além disso, criar regras para recebimento de mercadorias é imprescindível que haja uma boa gestão das informações e que todas as partes envolvidas estejam a par dos pedidos que se esperam e das horas de chegada.

2. Descarga e gestão das docas de carga

Esse bloco de operações refere-se à descarga da mercadoria dos camiões e à sua deslocação até a área de recebimento ou de consolidação, ou diretamente para a localização nas estantes.

É conveniente que os trabalhadores destinados aos recebimentos contem com procedimentos para cada situação que possa ocorrer. Dessa forma, saberão como operar e os equipamentos de movimentação que devem ser usados.

3. Controle de qualidade da mercadoria

Ao receber os pedidos, é realizada uma primeira verificação das notas de entrega para confirmar se coincidem com o estabelecido junto ao fornecedor em quantidade, modelo e características. Também deve ser comprovada se a embalagem está em perfeito estado.

Dependendo do tipo de carga recebida, após a comprovação inicial será necessário realizar, em alguns casos, um controle de qualidade mais profundo. Isso ocorre quando:

• Recebe-se a matéria-prima no armazém: muitas empresas têm seu próprio controle de qualidade para avaliar tal material.
• Os produtos que são alimentos ou certos medicamentos que necessitam de condições especiais em relação à temperatura e humidade para a sua correta conservação. Essa etapa é essencial para comprovar que a cadeia de frio não foi rompida.
• São mercadorias perigosas: existem normas específicas que regulam a sua embalagem e os procedimentos de carga e descarga quando se trata de produtos cujo manuseio implica riscos extra.

O tempo necessário para realizar esses controles é conhecido como quarentena e o armazém necessitará de uma área reservada para esses trâmites.

Se a mercadoria chegar em paletes padronizados, é possível automatizar o controle de qualidade graças aos postos de inspeção de paletes integrados nos transportadores.

4. Etiquetagem, consolidação e localização da mercadoria

Uma das regras para o recebimento de mercadorias é que durante todo o processo de recebimento é de vital importância registar todas as informações, assim como a chegada de novo material para controlar a sua rastreabilidade.

Por exemplo, as tradicionais "folhas de recebimento" aglutinam dados como número ou código do pedido, nota de entrega, resultado do controle de qualidade, descrição e identificação da mercadoria e quantidades.

Em armazéns que contam com um software de gestão, esses dados estão informatizados de acordo com os parâmetros logísticos utilizados pela empresa (costumam estar em consonância com o banco de dados do ERP).

Em geral, podem ocorrer as seguintes situações no recebimento da mercadoria:

• Os produtos sem paletizar são recebidos e devem passar para uma fase de consolidação e registro para logo serem localizados no armazém.
• A mercadoria é organizada em paletes e, em seguida, é feita uma rápida validação de quantidades e características para logo serem diretamente transportadas para as estantes.
• Chegam devoluções: aqui entra em jogo a gestão da logística reversa da empresa. Normalmente tem as suas próprias regras quanto à revisão dos produtos devolvidos e pode exigir que o stock seja bloqueado a fim de fazer tais verificações.

Embora não seja o mais desejável, em ocasiões ocorrem os denominados recebimentos cegos, ou seja, chega um pedido sem ter conhecimento prévio dele ou numa hora diferente da estabelecida. Nesse caso, é interessante contar com um plano de atuação para gerir-lo com eficácia.

Um sistema de gestão de armazém (WMS) é de grande ajuda em situações como esta, pois é capaz de dirigir a atividade sem interferir nas demais operações do armazém e sem desorganizar o controle de stock.

Além disso, como parte dessa fase é necessário etiquetar a mercadoria com o sistema de identificação manuseado pela empresa e definir uma localização para ela no armazém.

Os ingredientes de um bom recebimento de mercadorias no armazém

No recebimento de mercadorias quais os conceitos fundamentais para otimizar o recebimento da mercadoria no armazém? É necessário considerar os seguintes aspectos, pois são eles que vão permitir a criação de um processo de entradas eficaz:

- Adaptar o planeamento das entradas às possibilidades do layout do armazém

A relação entre o layout do armazém e o planeamento de operações como o recebimento da mercadoria é bidirecional. Ou seja, na fase embrionária de um projeto de layout do armazém é preciso considerar a disposição das docas de carga, as características que devem ter em função dos camiões e o tipo de mercadoria que transportam, assim como a quantidade de acessos necessária (prevendo possíveis ampliações futuras).

Da mesma forma, a gestão da entrada (e da saída) da mercadoria deve ser planeada a partir da infraestrutura disponível.

- Avaliar a possibilidade de automatização de tarefas no recebimento da mercadoria

Em ocasiões, a saturação dos pontos de acesso ao armazém pode ter origem não em num planeamento deficiente, mas sim em mudanças estruturais que configuram a forma de trabalhar da própria empresa. Por exemplo, que esteja apresentando um crescimento nas vendas que, pouco a pouco, vai aumentando o nível de atividade global do armazém.

Antes de chegar a um ponto crítico, é conveniente analisar processos, detectar pontos de melhoria e encontrar soluções para agilizá-los. Nesse sentido, a automatização de algumas das tarefas que compreendem o recebimento da mercadoria gera resultados muito positivos quando o armazém for adjacente à fábrica, pois os movimentos de entrada de produto são repetitivos e facilmente previsíveis.

Para exemplificar podemos citar as empresas Dafsa e Firat Food, que trabalharam com a Mecalux para a implantação de sistemas automáticos nos seus armazéns. Ambas contam com um circuito de transportadores junto às docas de carga e descarga economizando deslocações dos operadores.

Esses foram equipados com postos de inspeção de paletes que executam o controle de qualidade, verificando o modelo e o estado das cargas, além de registá-las e atualizar o stock em tempo real graças ao Easy da Mecalux.

- Estabelecer regras que regulem todo o processo de recebimento de mercadorias

Quanto mais padronizada for a operação, menos incidentes ocorrerão. De fato, contar com um Sistema de Gestão de Armazéns representa um grande avanço para protocolar as tarefas. Com um WMS, as anotações em papel desaparecem e tudo fica integrado no mesmo lugar facilitando o acesso e controle das informações.

O sistema permite realizar funções de recebimento de mercadoria como adicionar a previsão de stock que entra, registá-lo, etiquetá-lo e gerir a sua localização otimizando o espaço disponível. Além disso, o WMS auxilia na organização de tarefas mais complexas como a gestão de recebimentos cegos, devoluções e cross docking.

Como conclusão, além das fases de recebimento da mercadoria e das diferentes estratégias que permitem a sua otimização, é impossível que as operações sejam eficazes se os operadores não tiverem recebido formação suficiente para realizá-las. Tanto se houver um WMS a funcionar no armazém quanto se não houver, a capacidade dos trabalhadores é uma peça crucial sem a qual o quebra-cabeças do armazém eficiente não encaixa.

Se acredita que os seus processos logísticos no armazém, incluindo o recebimento da mercadoria, podem ter uma margem de melhoria, não hesite em entrar em contato conosco. Um dos especialistas da Mecalux se encarregará de analisá-los detalhadamente e oferecerá soluções adaptadas aos seus problemas particulares.