Como implementar o inventário cíclico ou contagem cíclica?

O inventário cíclico, rotativo ou contagem cíclica de inventários é uma técnica de inventário muito comum em armazéns pequenos e médios. Mas, o que significa? Trata-se de um método que consiste em contar periodicamente grupos de referências em vez de fazer um único inventário anual.

Esses grupos de referências são determinados por um critério que pode ser o seu índice de rotatividade (A, B, C), tamanho, tipo de referência, etc. O número de vezes em que um produto é contado ao longo de um ano civil é conhecido como frequência de contagem.

As vantagens do inventário cíclico em relação a um anual ou semestral consistem em reduzir o risco de rutura de stock, garantindo um maior conhecimento das referências armazenadas e, sobretudo, facilitando a deteção de erros e incompatibilidades entre o ERP e o SGA com o armazém real.

Tipos de inventário cíclico

Existem três métodos de inventário cíclico, de acordo com o critério aplicado no momento de determinar os grupos de contagem:

• Contagem cíclica ABC: é a técnica mais habitual nos armazéns. Baseia-se no princípio de Pareto, segundo o qual 20% das referências representa 80% das vendas. Considerando tal aspeto, o chefe de armazém deverá atribuir uma rotatividade A, B ou C para cada referência de acordo com sua frequência de venda (A é a categoria de maior rotatividade e C a menor). Num inventário cíclico, os produtos do tipo A serão contados com maior frequência do que os de tipo C.
• Contagem cíclica de grupo: é habitualmente utilizada quando uma empresa implanta o inventário cíclico pela primeira vez. Os responsáveis logísticos escolhem uma série de referências ou SKU, que serão inventariadas várias vezes durante um período de tempo curto. O objetivo desse método é localizar os erros de contagem de stock e melhorar a agilidade no processo de inventário.
• Contagem cíclica aleatória: quando as referências tiverem características semelhantes -rotatividade, tamanho, peso, valor, etc.- aplica-se a contagem cíclica aleatória. Ou seja, são criados grupos de forma aleatória ao não existir uma característica relevante que diferencie as várias referências.

Vantagens e desvantagens de implementar a contagem cíclica de inventário

A contagem cíclica de inventário permite:

• Ter um registo de stock mais preciso; uma melhoria que é facilmente mensurável ao fazer o monitoramento do indicador ERI (Exatidão de Registo de Inventário).
• Organizar eficientemente a contagem de artigos, reduzindo o trabalho para um único inventário anual.
• Agilizar a deteção e remover os artigos defeituosos ou danificados.
• Manter a produtividade quando for efetuada a contagem de stock, sem interromper as outras operações logísticas enquanto esta é realizada.
• Tomar melhores decisões logísticas: nas compras, no armazenamento ou na preparação de pedidos.

Em geral, a contagem cíclica de inventário permite controlar melhor as referências do armazém, evitando que ocorram situações tão prejudiciais para a empresa como a quebra de stock ou, em sua falta, o excesso de stock.

Inventário cíclico versus inventário periódico

Tal como já vimos, a contagem cíclica consolidou-se como uma alternativa real aos inventários anuais realizados nos armazéns.

O inventário periódico é, por sua vez, um método intermediário entre o cíclico e o anual. Como o seu próprio nome indica, esse inventário é realizado de forma periódica, ou seja, várias vezes por ano. No entanto, ao contrário do inventário cíclico, não é executado por grupos de referências, sobretudo no armazém.

No planeamento logístico são estabelecidos os períodos do ano em que os operadores devem deixar as suas funções habituais para se dedicar ao inventário periódico.

Portanto, as principais diferenças entre ambas as técnicas são as seguintes:

Resumindo, as contagens cíclicas de inventário conseguiram implantar a metodologia de melhoria contínua na gestão do stock do armazém, reduzindo a carga do registo de stock periódico e proporcionando uma maior eficiência na gestão de ativos na instalação logística.

Exemplo de como implementar a contagem cíclica de inventários

Vejamos um exemplo de como implantar um inventário cíclico numa empresa onde são organizadas e localizadas as referências de acordo com o seu valor e a sua frequência de venda.

Vamos supor que se trata de uma empresa automóvel, que possui uma fábrica e distribuição de peças mecânicas para automóveis. O primeiro passo que o responsável logístico deve dar é analisar, de acordo com o princípio de Pareto, as referências disponíveis com uma rotatividade de produto A, B ou C. Após essa análise, o responsável pode afirmar que os motores representam praticamente 80% de seu lucro (A), enquanto a venda de travões gera 15% (B). Finalmente, verifica-se que a faturação das caixas de câmbio não supera a taxa de 5% (C).

Considerando as localizações e a frequência de contagem estabelecida para suprimir os erros na gestão de stock, o modelo de contagem cíclica de inventário ABC para essa empresa deveria ser:

Consequentemente, o responsável pelo armazém da empresa automóvel deverá fazer 30 contagens por dia para reduzir o número de erros relacionados ao inventário. Pelo contrário, se não aplicar essa técnica de gestão de stock, deveria rever as suas mais de 1.000 localizações uma vez por ano, com a conseguinte paralisação nas operações logísticas de suas instalações.

Controlo total do stock: a necessidade de um SGA

Embora a contagem cíclica de inventário seja uma técnica que procura melhorar o registo de stock no armazém, em casos como o do exemplo anterior, onde o inventário é complexo devido ao número de localizações, é recomendável implementar um Sistema de Gestão de Armazém (SGA). Um software desse tipo permite controlar totalmente o inventário em tempo real, automatizando as técnicas de organização de stock como a contagem cíclica de inventário. Por exemplo, o Easy WMS da Mecalux é capaz de organizar os ciclos de contagem, melhorando a precisão e exatidão do inventário do armazém.

Se quiser conhecer todos os benefícios que a implementação de um SGA pode proporcionar à sua empresa, não hesite em entrar em contato com a Mecalux. Um consultor especializado no Easy WMS está pronto para ouvi-lo e oferecer-lhe a solução tecnológica mais adequada às suas necessidades.