A (boa) gestão de armazéns

A gestão de armazéns é crucial para conseguir uma logística eficiente e competitiva. Sobretudo num contexto onde o crescimento do comércio eletrônico exige preparar cada vez mais pedidos, de menor tamanho, personalizados e com entregas ultrarrápidas.

Os armazéns deixaram de ser um espaço utilizado apenas para guardar mercadoria tornando-se um elemento essencial da cadeia de abastecimento. Por isso, uma boa gestão do armazém é fundamental para garantir a competitividade das empresas.

O que é a gestão de armazéns?

A gestão de armazéns consiste em organizar e dirigir os processos de recebimento, armazenagem, controlo do stock, preparação de pedidos e expedição da mercadoria dentro de uma instalação logística.

O chefe de armazém supervisiona os processos da instalação logística de forma manual ou apoiando-se num software de gestão de armazém (SGA), que automatize as tarefas e elimine o risco de erro.

Ao contrário da gestão do stock, que coordena apenas a entrada e a saída da mercadoria, a gestão do armazém contempla a organização de todos os processos que ocorrem dentro da instalação logística, desde os critérios da localização de produto até as estratégias de picking.

Objetivos da gestão de armazéns

As exigências da logística 4.0, vendas omnichannel, redução dos prazos de entrega ou devoluções gratuitas, aumentaram a complexidade das operações logísticas. Os armazéns tiveram que aumentar a sua produtividade e eficiência para que os custos não reduzissem a competitividade das empresas. A correta gestão do armazém permite eliminar o excesso de custos no controlo do stock e na preparação de pedidos, duas das operações que mais geram gastos num armazém.

Além do aumento no número de referências a armazenar, o comércio eletrónico reforçou a sazonalidade dos produtos e os picos de procura. Com uma gestão adequada, a organização da mercadoria é muito mais simples e adaptada às necessidades dos clientes nas diferentes temporadas.

A gestão de armazéns passo a passo

Uma correta gestão de armazéns deve ter em consideração a integridade dos processos, desde a distribuição física da mercadoria até as estratégias e critérios de preparação e expedição de pedidos. Vejamos oito pontos-chave na gestão de armazéns:

1. Definir o ‘layout’ do armazém

O primeiro passo para conseguir uma correta gestão do armazém é estabelecer um layout de acordo com as características do produto. A instalação logística pode ser dividida em áreas e cada uma delas deve ser destinada a um processo: carga e descarga, armazenagem e preparação de pedidos. Em função do tipo de produto ou das operações, também podem ser necessárias estações de montagem de kits ou de consolidação de pedidos, entre outras áreas.

2. Escolher o sistema de armazenagem adequado

As características dos produtos determinam o sistema de armazenagem mais adequado para cada armazém. No caso de escolher sistemas de armazenagem compactos, é fundamental que o responsável por logística opte previamente pelo método de gestão da mercadoria, LIFO ou FIFO, uma vez que essa decisão condiciona a organização das operações e a distribuição do espaço do armazém.

Cada vez mais empresas decidem substituir instalações de gestão manual por armazéns automáticos que otimizam o fluxo da mercadoria quando é necessário um movimento constante e uniforme de cargas.

3. Localizar os produtos de forma adequada

Uma vez equipada a instalação logística com os sistemas de armazenagem adequados, o seguinte passo é determinar a distribuição da mercadoria entre as diferentes localizações do armazém (processo conhecido como slotting).

O responsável por logística deve estabelecer um conjunto de regras e critérios de localização para agilizar a preparação de pedidos. Por exemplo, com base na rotação de stock, os produtos mais vendidos podem estar localizados perto da área de expedição para que os operadores economizem movimentos.

4. Digitalizar o controlo do armazém

A melhor forma de garantir uma gestão eficiente do armazém é apoiar-se num software de gestão de armazém como o Easy WMS da Mecalux. Esse programa inclui uma vasta gama de funcionalidades que se adaptam a qualquer tipo de armazém, produto ou operação.

Ou seja, uma das principais funções do Easy WMS é automatizar os processos mais complexos da preparação de pedidos: a gestão das localizações, a criação de rotas de picking ou a organização de tarefas para o picker.

5. Estabelecer um processo de recebimento eficiente

O processo de recebimento de mercadoria é essencial para ter um controlo do stock eficiente. Muitas soluções melhoram o desempenho nos processos de recebimento: atribuir um pulmão de abastecimento para as posições de picking, disponibilizar um espaço no armazém para facilitar a preparação de pedidos por cross-docking ou, inclusive, automatizar uma área de armazenagem com transelevadores para caixas (miniload) que atue como buffer temporário de mercadoria.

6. Preparar pedidos sem erros

A preparação de pedidos é uma das etapas mais exigentes de toda a operação do armazém. Tal como garante René de Koster, professor de Logística e Operações da Rotterdam School of Management no seu estudo Design and control of warehouse order picking: A literature review, o picking pode inclusive superar 50% dos custos totais do armazém.

Por isso, o responsável pelo armazém deve prestar especial atenção à operação e garantir que as localizações possuam todos os produtos necessários para evitar interrupções e erros na preparação de pedidos.

7. Zelar pela segurança no armazém

Não existe produtividade nem eficiência caso não se tenha um armazém seguro, tanto para operadores e sistemas de transporte quanto para a mercadoria. O responsável por logística deve garantir a correta sinalização e iluminação do armazém para eliminar qualquer risco de acidente. Além disso, como em qualquer outra instalação industrial, é primordial cumprir a legislação em vigor de cada país em termos de segurança de equipamentos e sistemas de armazenagem, tanto manuais quanto automáticos.

8. Prever as mudanças

A gestão de armazéns não significa apenas otimizar as operações que ocorrem na instalação, significa também antecipar a possíveis mudanças ou interrupções que podem alterar as dinâmicas do armazém. Digitalizar a gestão facilita essa tarefa, uma vez que permite estruturar as informações geradas no armazém para que o responsável tome decisões logísticas baseadas em dados objetivos.

Indicadores de uma boa gestão de armazéns

Existem vários KPIs logísticos que medem a correta gestão do armazém. Dependendo do setor industrial da empresa ou do papel desempenhado pelo centro logístico na cadeia de abastecimento, normalmente são verificados indicadores tais como:

• Precisão no picking: percentagem de erros na preparação de pedidos em relação ao número total de pedidos preparados.
• Rotatividade do stock: número de vezes em que o stock é renovado, ou uma referência específica, ao longo de um período de tempo determinado, que costuma ser de um ano.
• Tempo de ciclo de ordem interna: indicador que aponta o tempo utilizado desde que a ordem de pedido chega ao armazém até que sai pela doca de expedição.
• Taxa de pedidos pendentes: percentagem de pedidos que incluem referências esgotadas no armazém. Esse KPI deve ser reduzido ao mínimo.
• Entregas a tempo: percentagem de entregas logísticas que cumprem as condições pactuadas com o cliente. Esse indicador mostra o nível de serviço logístico da empresa e a eficiência do armazém.

Esses KPIs podem ser analisados com a ajuda de um software específico, tal como o módulo Supply Chain Analytics. Trata-se de uma extensão do Easy WMS da Mecalux desenvolvida para analisar o desempenho de todas as atividades desenvolvidas no armazém.

A gestão de armazéns e a competitividade das empresas

A logística tornou-se um elemento estratégico para as empresas: aquelas que consigam uma gestão avançada diante dos complexos desafios oferecidos pela logística 4.0 conseguirão diferenciar-se dos seus concorrentes. As empresas precisam ser equipadas com ferramentas para implementar estratégias de localização e de preparação ou expedição de pedidos eficientes, tais como um software de gestão de armazém.

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