Picking list: em que consiste e um exemplo de como elaborá-la
A picking list (também conhecida como lista de extração ou boletim de preparação) é um documento imprescindível para otimizar o processamento de pedidos.
O picking é, sem dúvida alguma, uma das operações logísticas que mais exige organização e precisão. Otimizá-lo é crucial para que a cadeia de abastecimento seja competitiva, assim como para garantir que os pedidos sejam entregues sem erros e no prazo estabelecido com o cliente.
Para tal, os operadores utilizam uma ordem de extração, mas, o que deve conter exatamente uma picking list? Podemos utilizar um software para otimizá-la, para que seja mais eficiente? Neste artigo explicamos.
O que é a picking list?
A picking list é um documento interno que reflete todas as instruções que devem ser seguidas por um operador do armazém para fazer o processamento dos pedidos.
Em geral, uma picking list na sua forma mais convencional inclui os dados de envio, a localização dos produtos no armazém e qualquer aspeto relacionado ao processamento do pedido, tal como o percurso que o operador deve seguir. Mediante a implantação de um software no armazém, a lista de extração também pode ser elaborada automaticamente e apresentada em formato digital ou, inclusive, ser transmitida através de comandos de voz, como veremos depois.
Em suma, o objetivo da picking list é que o operador tenha disponível todas as informações necessárias para processar e expedir os produtos de forma segura e controlada, evitando assim os típicos erros no processamento de pedidos.
Conteúdo da picking list
O conteúdo de uma picking list padrão pode ser estruturado em três seções em função das informações que englobe. Grosso modo, contém as seguintes informações:
- Informações sobre a ordem de pedido. Na parte superior da picking list encontramos o nome da empresa que processa o pedido, o número de ordem atribuído ao processo de picking, a data, o código ou dados do operador que se encarrega de fazer o processamento do pedido, a área do armazém onde está a mercadoria, o tipo de envio (ordinário, urgente, frágil, etc.) e o número de expedição ou de envio.
- Informações sobre os produtos a recolher: A parte central do documento compreende o número de corredor, a estante onde está cada artigo e o nível de armazenamento, assim como a descrição da mercadoria junto ao código interno, a quantidade de unidades requisitadas e o número de stock que resta uma vez realizada a lista de extração.
- Observações e validação da lista de extração. Na parte inferior há um espaço para anotar qualquer tipo de observação (mercadoria em mau estado, embalagens partidas, etc.) e três campos que devem ser assinados pelo operador que fez o picking, pelo funcionário que recebe todos os artigos e processa o envio e pelo responsável que organiza a expedição do pedido.
| Empresa | Picking list | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Data: 16/10/20 | Operador: N.º 24 | Armazém: 2 | Tipo de envio: Ordinário | Número de expedição: 23 | ||
| Corredor | Estante | Nível | Mercadoria | Código do produto | Quantidade | Existências |
| 5 | D | 1 | Biscoitos de chocolate | Item 12 | 1 | 24 |
| 5 | I | 1 | Molho de tomate | Item 02 | 1 | 17 |
| 5 | D | 4 | Loção após a barba | Item 01 | 1 | 22 |
| 2 | I | 2 | Esparguete 500 g | Item 23 | 1 | 15 |
| 1 | I | 1 | Feijão com molho de tomate 500 g | Item 24 | 1 | 29 |
| Observações: Embalagem partida no corredor 5, estante I, nível 1 | Entregue (assinatura): ______ |
Recebido (assinatura): ______ |
Responsável (assinatura): ______ |
|||
Cabe destacar que esse modelo de picking list pode ser modificado dependendo das necessidades de cada empresa. De fato, as possibilidades digitais de uma lista de extração criada por um software podem ser muito mais simples no que se refere às informações mostradas visando aumentar a produtividade dos operadores.
Tipos de picking list
A picking list pode variar levemente em função de alguns fatores, tais como o método de processamento de pedidos, o volume de produtos que contenha cada pedido, o fluxo de movimentos, etc. Os tipos de lista de extração mais comuns são:
- Picking list individual. Mostra produtos que formam um único pedido. O operador deve fazer picking dos produtos pertencentes a um único pedido e, posteriormente, transferi-los para a área de expedição.
- Picking list em bloco. Mostra os produtos de vários pedidos que o operador reúne num único percurso, fazendo batch picking. Nesse caso, é necessário haver uma área de consolidação, depois de passar pela expedição, onde se finaliza o pedido com os restantes artigos.
O tipo de picking list está diretamente relacionado aos diferentes métodos de processamento de pedidos.
A importância do SGA na picking list
A picking list pode ser entregue num papel impresso ou em formato digital. Para criar uma lista de extração automática é indispensável ter um programa de gestão de armazém (SGA).
O SGA gera a picking list através da qual os operadores, seja com uma lista impressa ou através de terminais de radiofrequência ou dispositivos de ajuda de picking (por exemplo, o picking por voz) processam os pedidos sem erros e de forma ágil.
O Sistema de Gestão de Armazém, como o Easy SGA da Mecalux, elabora a picking list automaticamente após receber a ordem de pedido por parte do cliente. Ao controlar a localização de cada produto, indica ao operador o número do corredor e da estante, o nível de armazenamento, a quantidade a extrair, etc. Quando são utilizados terminais em vez de papel, a ordem aparece diretamente no ecrã do operador para guiá-lo passo a passo indicando onde recolher cada produto e a quantidade necessária. Cada ordem é complementada com a leitura do código de barras (da mercadoria, da estante…) para garantir que cada ação é executada adequadamente.
Posteriormente, atribui um número ao contentor onde serão depositados os artigos para a sua expedição. O SGA, por sua vez, também oferece a possibilidade de efetuar manualmente qualquer alteração ou ação relacionada à tarefa, assim como permite inserir os comentários pertinentes.
O software organiza e dirige o processamento de pedidos considerando fatores como o layout do armazém, a prioridade do envio, o método de picking utilizado ou o número de operadores, entre outros.
Exemplo de picking list
Embora a essência seja a mesma, a estrutura e elaboração da picking list pode variar conforme seja efetuada de modo manual ou mediante um SGA. Temos como exemplo uma picking list individual de uma empresa de distribuição:
Se a picking list for executada de forma manual, o responsável que receber as ordens deve preencher o documento com todas as informações relacionadas para que o operador possa processar o pedido. Para tal, caso a empresa não tenha um SGA, é necessário conhecer o layout do armazém e a localização exata de cada um dos artigos, assim como, se possível, organizar a lista de produtos em função do percurso adequado que deverá ser realizado pelo operador.
Com todas as informações, o operador poderá começar a fazer picking com a ajuda de máquinas selecionadora de pedidos, depositando os artigos na unidade de carga que servirá para a sua posterior distribuição e especificando o número de unidades disponíveis que restam na estante. Uma vez finalizado o percurso e com todos os produtos prontos, o operador anota as observações necessárias e entrega a lista de extração assinada ao responsável que processa o envio para a sua posterior expedição.
Se tiver um SGA, o processo de criação e execução da picking list será otimizado consideravelmente e o processamento de pedidos ocorre de forma mais rápida e sem erros.
Assim que entrar a ordem de pedido solicitada pelo cliente, o sistema elabora automaticamente a picking list. Em seguida, comunica ao operador que há um pedido à espera de ser processado e este, com um terminal de radiofrequência, uma máquina recolhe-pedidos e uma unidade de carga específica, segue as indicações do software.
À medida que recolhe os produtos, o operador verifica o código de barras do artigo e confirma a operação com o terminal de radiofrequência. A seguir, vejamos como funciona uma picking list mediante um terminal de radiofrequência e com a ajuda de um SGA:
No caso do Easy WMS, o software também inclui a opção de imprimir a lista de extração caso seja útil para o operador no momento de processar o pedido.
Picking list: essencial para um armazém eficiente
Para ter uma cadeia logística otimizada e que funcione plenamente, é crucial que as operações de picking sejam efetuadas sem erros e no menor tempo possível. Para consegui-lo, é preciso apoiar-se numa picking list que facilite o trabalho dos operadores.
Se ainda estiver a utilizar o método manual para elaborar a lista de extração e acredita que chegou o momento de aproveitar ao máximo o seu armazém, entre em contato com a Mecalux para lhe mostrarmos como o SGA pode ajudar a potencializar os pedidos, gerando picking lists mais competitivas.