O aprovisionamento: fator-chave para um serviço eficiente

Existe uma relação muito estreita entre o aprovisionamento e o serviço oferecido por uma empresa, pois qualquer companhia precisa abastecer-se antes de recursos para poder desenvolver a sua atividade. O aprovisionamento está relacionado ao fluxo constante de abastecimentos, materiais e serviços. Para que seja eficiente, é indispensável uma correta gestão de stock.

No momento de organizar o aprovisionamento de stock no armazém, é básico se perguntar: quando devo fazer um pedido e quantas unidades de cada produto preciso. Neste artigo respondemos a essas questões, analisamos o ciclo de aprovisionamento e detalhamos as operações relacionadas a esse processo.

Definição de aprovisionamento

O que é o aprovisionamento? Aprovisionamento é a operação logística cujo objetivo é prover de matérias-primas ou mercadoria em geral um armazém, centro logístico, fábrica ou loja, para garantir o correto desenvolvimento da atividade empresarial (produção, distribuição ou venda). O conceito de aprovisionamento também se associa a termos como suprimento ou provisão.

Do ponto de vista do armazém, o significado de aprovisionamento está associado ao ponto de pedido. Quando o stock de uma certa referência está abaixo de um nível previamente definido (mediante o Modelo de Wilson, por exemplo), deve ser lançada uma ordem de compra ou de reabastecimento para evitar que ocorra uma quebra de stock, pois isso significaria perder vendas ou inclusive exigiria parar a produção. Por isso, a gestão de aprovisionamento é crucial para o desenvolvimento do negócio.

O ciclo de aprovisionamento

O ciclo de aprovisionamento abrange todas as operações, ou seja, desde que é efetuada a compra ou pedido de stock até o produto ser recebido nas instalações (armazém, fábrica ou loja).

Tal ciclo varia de acordo com o tipo de empresa, que podem ser fabricantes/industriais ou empresas comerciais.

• Empresa produtora ou industrial: o ciclo de aprovisionamento liga o armazém à fábrica. A matéria-prima é armazenada nas estantes até ser necessária nas linhas de produção. Quando a matéria-prima é transformada no produto final, este é armazenado à espera de ser expedido.
• Empresa comercial: neste caso o ciclo de aprovisionamento é mais simples, uma vez que o produto comercializado não necessita de nenhum tipo de transformação. A empresa compra e armazena os bens já acabados até serem expedidos para o cliente final, para uma loja física ou qualquer outro armazém.

Quais operações influenciam o processo de aprovisionamento?

Para termos um aprovisionamento eficiente devemos considerar as seguintes operações:

• Análise de necessidades. Que recursos são necessários para realizar a atividade da empresa durante um período específico? É importante estabelecer a quantidade de materiais, abastecimentos e serviços que necessitaremos para fabricar ou comercializar um produto.
• Compra. Transação pela qual obteremos as quantidades adequadas dos recursos e serviços necessários ao menor preço possível. É primordial escolher um fornecedor que, além de oferecer um preço competitivo, garanta a qualidade e o cumprimento do prazo de entrega estabelecido. O lead time é aqui um fator determinante.
• Recebimento e armazenagem. Os recursos são recebidos na área de docas e armazenados nas estantes até serem necessários nas linhas de produção. Os produtos acabados também são armazenados assim que saem da fábrica.
• Abastecimento e expedição. É preciso fornecer à fábrica os recursos necessários para ter uma atividade produtiva ininterrupta e, da mesma forma, expedir a mercadoria que abastecerá outro armazém ou loja física. Nesse ponto é especialmente importante ser eficientes: o excesso de stock pode provocar pontos de estrangulamento, além de aumentar os custos de armazenagem.
• Gestão de stock. Uma gestão do stock eficiente exerce influência direta sobre o desempenho de todas as operações envolvidas no ciclo de aprovisionamento.

As operações relacionadas ao aprovisionamento envolvem inúmeros departamentos da empresa: desde administração e compras, que se encarrega de planear a aquisição de mercadoria, até a expedição da mercadoria ao cliente, já no armazém. A organização e coordenação entre cada uma das operações é um fator-chave para conseguir um aprovisionamento eficiente.

Problemas decorrentes de um aprovisionamento ineficaz

Caso o aprovisionamento não seja gerido de uma forma eficaz, corremos o risco de enfrentar sérios problemas. Os mais comuns são:

• Desabastecimento ou quebra de stock. Ficar sem stock significa perder vendas, reduzir a produtividade ou, inclusive, ser obrigado a parar a fabricação porque as linhas de produção ficaram sem os recursos indispensáveis para desenvolver a sua atividade. É recomendável ter um stock de segurança para enfrentar qualquer imprevisto relacionado às mudanças na demanda evitando assim uma quebra de stock.
• Stock inativo. Ocorre quando se adquire mais produto do que realmente é necessário, o que faz com que o stock se torne obsoleto causando despesas de armazenagem desnecessárias.
• Dependência dos fornecedores. Ocorre quando a empresa utiliza o método de aprovisionamento just-in-time. O que isso significa? Os abastecimentos são adquiridos à medida que são necessários, portanto, qualquer incidente com os fornecedores afetará todo o ciclo de aprovisionamento.

Todos os problemas relacionados a processos de aprovisionamento ineficientes têm uma consequência em comum: um notável aumento dos custos operacionais. Uma boa gestão de aprovisionamento nos permitirá oferecer menores preços, melhores serviços e, em suma, ser mais competitivos.

O aprovisionamento com um SGA

Podemos melhorar a gestão de aprovisionamento através de um software de gestão de armazém? Categoricamente, sim. Ter um armazém organizado e coordenado é um fator-chave para conseguir uma gestão de aprovisionamento eficiente e rentável para a empresa.

Através de um SGA podemos gerir o nível de stock em função da estratégia de abastecimento: just-in-time, sincronizado com produção ou sob um stock de segurança.

Por exemplo, o Easy WMS da Mecalux oferece o módulo SGA para ambiente produtivo que garante o aprovisionamento ininterrupto de matéria-prima às linhas de produção, uma vez que sincroniza o stock-pulmão com o da produção. Isso exige monitorar de forma exaustiva o status das matérias-primas e a quantidade exata que foi utilizada em cada etapa. Entre outras funções, tal módulo gere a lista de materiais (BOM), uma lista completa das matérias-primas, as peças e as ferramentas necessárias para fabricar um determinado produto.

O sistema, ligado a um MES, também sincroniza as operações do armazém com os processos de produção para garantir o seu abastecimento e proporcionar rastreabilidade a todos os processos, assim como a visibilidade dos artigos em tempo real.

O melhor aliado da cadeia de produção

Uma das tarefas mais importantes de toda a cadeia de abastecimento é a gestão de aprovisionamento. Controlar o inventário para definir a quantidade de stock com o qual trabalhar, assim como a periodicidade nos pedidos de abastecimentos para satisfazer as necessidades da cadeia produtiva é mais complexo do parecer.

Para consegui-la, a Mecalux oferece as melhores soluções logísticas, tanto de armazenagem quanto de gestão, pois através delas consegue obter uma eficiente gestão de aprovisionamento. Se acredita que a digitalização dos processos é sinónimo de sucesso e rentabilidade empresarial, não hesite em entrar em contato com a Mecalux, teremos prazer em ajudá-lo a encontrar a solução logística que melhor se adapte às suas necessidades.