Stock de segurança: o que é e como otimizá-lo?

O stock de segurança é o inventário extra que existe no armazém para lidar com imprevistos relacionados às alterações na procuraou atrasos dos fornecedores. A função do stock de segurança é evitar que aconteça uma rutura de stock.

Toda a representação do stock armazenado flui em picos (quando as novas mercadorias são recebidas) e vales (quando a expedição da mercadoria é executada). Como podemos observar na imagem abaixo:

Representação gráfica dos níveis de stock

Para controlar as variações que a procura impõe ao stock disponível são utilizados dois conceitos fundamentais: o stock de segurança que definimos anteriormente e o stock mínimo operacional. O stock operacional, também conhecido como stock de ciclo ou de manobra, refere-se à quantidade de produto que vai sendo utilizado para atender à procura, mas mantendo-se acima do nível do stock de segurança.

Se o nível de stock diminuir até chegar ao stock de segurança, esse será o momento indicado para fazer um novo pedido ao fornecedor (isso é o denominado ponto de pedido).

Como calcular o stock de segurança?

O stock de segurança é calculado seguindo fórmulas matemáticas que combinam as diferentes variáveis que influenciam nesse valor. Cada vez que se realiza de uma maneira mais automatizada, usando softwares com funcionalidades destinadas à gestão de stock, como os Sistemas de Gestão de Armazém.

Em todo caso, um método padrão consiste em considerar o stock de segurança como uma percentagem do stock de manobra. Essa percentagem é determinada em função dos históricos de vendas e das futuras previsões de vendas (os cálculos de demand forecasting).

Para compreender a dimensão da definição de stock de segurança, convém observar as variáveis que o influenciam:

- As flutuações da procura:

Embora a empresa conte com uma estratégia de previsão da procura otimizada, às vezes, o consumo pode ser errático e pouco controlável. Atualmente, a volatilidade da procura é acentuada devido à efervescência dos mercados, ao surgimento de novos produtos, à ação da concorrência, entre outros fatores.

Além disso, também é preciso considerar a sazonalidade dos produtos, que também exercem um efeito direto nos níveis de stock. Por isso, a variação da procura é calculada através da diferença entre as cifras de venda máxima e venda média em um período determinado (evitando, assim, as flutuações sazonais).

- O lead time ou tempo de entrega dos fornecedores:

Nesse caso, o lead time é o tempo estimado que um fornecedor demora para fornecer os produtos solicitados ao armazém. Geralmente, a empresa terá combinado com o fornecedor um tempo de fornecimento concreto. No entanto, um atraso adicional deve ser adicionado ao mesmo, o que cobrirá o stock de segurança.

Por exemplo, um fornecedor tem um lead time médio de 10 dias, mas as condições meteorológicas interromperam estradas e a mercadoria chega com um atraso de 3 dias. Enquanto se soluciona o incidente o stock de segurança poderá satisfazer a procura durante tal período, até que as mercadorias cheguem ao armazém e se recupere o inventário.

- O nível de serviço da empresa:

O nível de serviço refere-se à satisfação da procura e é determinado por aquilo que o cliente espera da empresa. Ter um bom nível de serviço significa que o armazém pode fornecer o produto procurado pelos clientes no momento em que estes necessitarem. Trata-se do indicador inverso em relação à rutura de stock.

A decisão do nível de serviço proporcionado dependerá da política comercial da empresa, do tipo de produto e do setor onde ela opera. Por exemplo, logística de e-commerce, os lead time manuseados em todas as direções são muito ajustados, uma vez que o mercado pressiona as empresas para que tenham um nível de serviço de qualidade excepcional.

O risco e a importância do stock de segurança

A manutenção do stock de segurança é uma estratégia que tem grande popularidade no setor logístico. No final das contas, ninguém quer operar numa situação insegura e esse stock extra preparam a empresa para eventuais imprevistos. No entanto, as tradicionais aproximações matemáticas para calcular os níveis de inventário partiram de fórmulas com variáveis muito limitadas e rígidas, enquanto a complexidade do cenário logístico não para de aumentar.

Nesse contexto, as empresas cobrem os riscos aumentando o stock de segurança de um modo uniforme, algo que facilmente deriva em excesso de stock armazenado. Os efeitos desse excesso de inventário incidem diretamente sobre os custos da armazenagem logística e sobre a situação financeira da empresa.

Como evitar excessos no stock de segurança

Vejamos algumas estratégias para que os níveis de stock de segurança não ocupem mais espaço que o necessário:

1. Não faça ajustes de forma uniforme no stock de segurança

A volatilidade dos mercados criou cenários muito mais complexos, os métodos mais rígidos revelaram-se imprecisos porque não são capazes de ajustar o stock de segurança a uma procura que é diferente e muito variável para cada SKU ou referência no armazém.

Nessa situação, o objetivo é combinar e analisar uma fórmula que possa abranger todas as variáveis. Quando contamos com milhares de SKU no armazém, tal como a tendência atual, de que forma podemos ajustar os níveis de stock de segurança para cobrir os riscos sem nos excedermos? A solução está nas mãos das novas tecnologias ligadas ao big data em logística.

Já existem no mercado softwares que permitem processar uma quantidade enorme de dados e parâmetros logísticos e que podem ser explorados para terem relevância na tomada de decisões. De fato, é uma das aplicações da inteligência artificial em logística mais relevantes, uma vez que esses programas, mediante o machine learning e o data mining, podem proporcionar os elementos fundamentais para reduzir o stock de segurança e priorizar os SKU que forem especialmente sensíveis para o bom funcionamento da empresa.

2. Trabalhe em prol da melhoria dos processos e elementos que você realmente controla

Qualquer supply chain enfrenta continuamente as incertezas e os imprevistos que chegam a múltiplos níveis: na estratégia de compras, na previsão de vendas, no planeamento com os fornecedores, entre outros. É compreensível querer manter elevados os níveis de stock de segurança, uma vez que isso garante o funcionamento da empresa diante do imprevisível.

No entanto, inúmeros responsáveis por logística caem na armadilha de focar seus esforços em seus cálculos de demand forecasting, enquanto continuam operando com números elevados de stock de segurança por precaução. Nesse caso, é muito mais eficaz concentrar a atenção nas variáveis que realmente podem ser controladas a partir de dentro.

Por exemplo, reduzir os lead times internos ajuda a diminuir os ciclos e limita a perda de tempo, além de eliminar tarefas duplicadas. O armazém é um foco de otimização nato, pois o manuseio dos materiais costuma ocupar muito tempo e a organização pode falhar. Para moderar esses focos de ineficiência, muitas empresas optaram por automatizar os processos do armazém ou implementar um software de gestão de armazém que erradique os erros e proporcione uma maior agilidade à instalação.

3. Controle os níveis de stock com o auxílio de um software de gestão de armazém

Às vezes, as rupturas de stock ocorrem porque a gestão da informação do stock apresenta deficiências. Por exemplo, as incompatibilidades nos dados que os registros mostram em comparação com o que é realmente armazenado no armazém constituem uma dor de cabeça para os responsáveis ​​pela logística.

Por isso, o papel dos Sistemas de Gestão de Armazém é fundamental para ter um controle de stock preciso e garantir um stock de segurança adequado: nem maior, nem menor.

Software como o Easy WMS da Mecalux permite:

• Limitar os erros humanos conseguindo uma precisão total tanto dos dados de stock registados quanto da localização dos produtos no armazém.
• Contar com um histórico que facilite o cálculo de estimativas e ajude na aprendizagem em relação ao futuro.
• Proporcionar um controle de inventário exaustivo, que mostre a quantidade de stock de segurança realmente necessária graças à sua classificação de acordo com os parâmetros logísticos.
• Detetar os incidentes a tempo e programar as notificações para fazer novos pedidos.

As políticas de inventário tradicionais partem de uma premissa bastante rígida onde variáveis limitadas intervinham no cálculo. A flexibilidade na organização do armazém e na gestão do stock são pontos essenciais no cenário logístico atual. Acha que seus níveis de stock de segurança são excessivos? Entre em contato conosco e analisaremos juntos uma solução para ajustá-los ao realmente necessário.