O que é a gestão de stock? Guia para dominar esta ciência de precisão no armazém

A gestão de stock abrange todas as operações destinadas a regular o fluxo de mercadorias ou produtos de uma empresa. É a encarregada de garantir que os custos originados da manutenção do stock sejam mínimos, sem interferir no serviço prestado ao cliente.

As políticas de gestão de stock em âmbito empresarial estabelecem respostas a questões como: qual o nível de stock ideal para cada referência? Quando fazer os pedidos de reposição de stock? Que quantidade devemos adquirir?

A parcela de gestão de stock relativa ao funcionamento do armazém engloba tarefas como a atribuição de localizações, a rastreabilidade do stock ou os métodos de gestão de stock (como FIFO, FEFO ou LIFO), entre outros. Iremos a focar nesse âmbito específico da gestão de inventário ao longo deste artigo.

Diferenças entre controle de stock, gestão de stock e otimização de stock

No ecossistema da gestão do armazém os conceitos de controle, gestão e otimização do stock estão relacionados, por isso, às vezes, surgem dúvidas em relação ao que se refere exatamente cada um deles:

• Se utilizarmos uma comparação, o controle de stock é uma fotografia detalhada do stock existente no armazém. Inclui todas as informações em relação à quantidade, características e localização. A confiabilidade desse registro é fundamental para prevenir erros que impeçam a atividade do armazém.
• A gestão de stock no armazém refere-se à forma de organizar todos os fluxos de materiais no armazém. Abrange ações como a atribuição de localizações, a rastreabilidade do stock, a organização das reposições ou os sistemas de movimentação de mercadoria como FIFO, FEFO ou LIFO, entre outras.
• A otimização do stock: refere-se às tarefas destinadas a melhorar a produtividade do stock armazenado. Por exemplo, com a ajuda de software especializado é possível analisar o histórico do armazém para melhorar o slotting ou localização de produtos, assim como permite elaborar mapas de calor que detectem ineficiências e assim eliminar pontos de estrangulamento.

Foram desenvolvidos programas informáticos que procuram conseguir os objetivos ligados a cada conceito. Em geral, os Sistemas de Gestão de Armazéns contam com funcionalidades que auxiliam nas diferentes tarefas associadas, como veremos detalhadamente mais à frente.

Quais os objetivos da gestão de inventário?

O objetivo da gestão de stock é encontrar o equilíbrio entre os seguintes fatores:

- Ajustar o nível de stock à demanda de forma eficaz

O stock existente no armazém é calculado a partir das previsões da demanda. Dessa forma, o inventário não se comporta igual num setor com um consumo mais ou menos estável dos produtos que em outro profundamente afetado pela sazonalidade.

No âmbito do aproveitamento do big data aplicado à cadeia de fornecimento, a disciplina conhecida como Demand Forecasting encarrega-se de fazer avançadas previsões de pocura em função dos dados de vendas, das tendências do mercado, da concorrência e de outros indicadores económicos.

- Garantir um bom nível de serviço

Transferido para a gestão de stock, o nível de serviço seria: a capacidade do armazém de localizar uma referência, embalá-la, enviá-la e entregá-la com uma excelente precisão, em perfeitas condições com entregas num curto espaço de tempo.

Nesse sentido, sempre é preciso encontrar um equilíbrio para que o maior nível de serviço não aumente os custos de armazenamento de forma desproporcionada.

O auge da logística omnichannel e da hiperligação característica da logística 4.0. disparou o nível de exigência dos consumidores, especialmente daqueles que adquirem produtos pela Internet.

Isso está refletido tanto no serviço dirigido ao cliente final quanto às lojas: as quebras de stock são cada vez menos toleradas pelos consumidores, que não hesitarão em ir à concorrência se não encontrarem o produto desejado em condições ideias.

- Conter os custos de armazenagem do stock

A redução do stock imobilizado no armazém motiva o uso cada vez mais frequente de estratégias como o cross-docking ou o sistema just-in-time. Portanto, tentar limitar o inventário sem que o nível de serviço se ressinta é o principal objetivo da logística de armazenagem.

Para consegui-lo, em muitos casos se opta por soluções de melhoria da eficiência global do armazém, tais como a automatização de processos estáveis e repetitivos, a organização da mercadoria em função da rotatividade de stock ou da otimização das tarefas de preparação de pedidos graças aos WMS.

Desafios que afetam a gestão de stock no armazém

A evolução da cadeia de fornecimento origina situações novas para o armazém afetando a gestão de inventário:

- Crescimento do número de referências armazenadas ou SKU Proliferation

O aumento do número de referências ou SKU complica a otimização do stock, uma vez que é necessária a manutenção de um stock mínimo em um armazém cada vez mais variado que, em termos agregados, multiplica-se em quantidade. Esse fenómeno é conhecido como SKU proliferation.

Por exemplo, uma empresa dedicada à cosmética conta com cinco referências para shampoos diferentes divididos por tipo de cabelo e aroma. Pouco depois, decide lançar outros cinco novos modelos dirigidas ao público masculino, chegando a ter 10 SKU.

Além disso, ao avaliarem as necessidades dos consumidores, colocam à sua disposição a versão dos shampoos em "tamanho viagem", portanto já são 20 referências para manusear.

Os SKU começam a crescer conforme vão sendo adicionados produtos ao catálogo da empresa, sendo necessário manter um mínimo de cada um deles para cobrir a procura.

- Rastreabilidade do stock

Parcialmente ligado ao ponto anterior, a rastreabilidade dos fluxos de materiais no armazém é fundamental para ter um controle de stock confiável e, graças a isso, evitar erros no picking ou na preparação de pedidos e na localização das mercadorias.

Isso pode ser uma verdadeira complicação para as operações do armazém. Por isso, com inventários altamente complexos é necessário utilizar sistemas de codificação que os classifiquem e registrem de forma automatizada e exata.

O uso de soluções de radiofrequência em substituição do papel é uma tendência consolidada na maioria dos armazéns de médio e grande porte de hoje em dia.

- Mudanças bruscas na demanda

Quando ocorrem mudanças na procura, o armazém precisa ter mais flexibilidade nas suas operações e rapidez de reação. Isso é observado especialmente na forma de trabalhar dos e-commerce: o cliente final segue modas e tendências que são complicadas de prever.

Os centros de distribuição também experimentam esse desafio, pois devem adaptar-se aos produtos vendidos pelos seus próprios clientes.

Por outro lado, a sazonalidade também pode representar um desafio para a gestão do stock, pois pode sobrecarregar o armazém de forma concentrada em certos momentos do ano, tal como ocorria à empresa francesa Schaal Chocolatier antes de desenvolver um projeto de automatização com a Mecalux.

Um WMS funciona como sistema de gestão de inventário?

Junto aos desafios que colocam em risco a efetividade da gestão de stock no armazém, foi desenvolvido um software especializado capaz de manusear com sucesso tal complexidade. Dessa forma, os Sistemas de Gestão de Armazéns como o Easy WMS da Mecalux incorporam funcionalidades destinadas à gestão de stock, tais como:

• Gestão das localizações: o WMS otimiza o processo de atribuição das localizações para a mercadoria e permite operar com o sistema de alocação aleatória ou armazém caótico para ganhar eficiência e maximizar o espaço de armazenamento.
• Visualização gráfica do armazém e de seu stock: esse mapeamento digital das localizações do armazém ajuda a criar e modificar stock, bloquear localizações ou assinalá-las como completas de uma forma ágil e intuitiva.
• Controle de inventário permanente: o registro do inventário em tempo real permite ter um controle total do stock disponível no armazém e sua localização exata.
• Relatórios e estatísticas: o WMS regista um histórico, assim como mostra os KPI de gestão de stock para poder analisar os dados e detectar oportunidades de melhoria.

A gestão de stock no armazém é uma ciência de precisão cuja destreza só pode ser conseguida com a ajuda de um potente WMS. Se desejar conhecer mais funcionalidades do Easy WMS destinadas à gestão de stock e à organização das restantes operações no armazém, não hesite em entrar em contato conosco, pois teremos satisfação em mostrá-las numa demonstração personalizada.