Integração entre sistemas ERP e SGA

Chegou o momento. Após fazer uma seleção de fornecedores de SGA, estudar as diferentes soluções e calcular o ROI de cada uma, encontrou o melhor sistema de gestão de armazéns, ou seja, aquele que se encaixa perfeitamente nos processos logísticos do seu armazém. No entanto, ainda há um obstáculo a ser superado: a integração do sistema ERP e do SGA.

Os sistemas de gestão de armazéns não operam isoladamente de outras ferramentas de gestão empresarial, mas coexistem no mesmo ecossistema. Para isso, é necessário viabilizar a ligação entre o ERP (Enterprise Resource Planning) e o SGA, processo que pode levantar dúvidas em termos técnicos. No nosso artigo iremos resolvê-los.

O fluxo de informações entre um SGA e ERP

Antes de entrar no assunto, é conveniente contextualizar esta questão. Quando falamos em integração de sistemas ERP e SGA, estamos a assumir que são softwares diferentes: funcionam em harmonia, mas não utilizam a mesma plataforma nem são construídos para cumprir a mesma função. Portanto, o sistema de gestão de armazéns não é um simples módulo ERP, mas sim um software desenvolvido ad hoc para a gestão das operações de armazenagem com funcionalidades muito mais avançadas.

Os sistemas ERP e SGA compartilham informações continuamente e, dependendo do tipo de dados e processos, o papel de cada sistema muda (os conhecidos papéis de mestre escravo na informática). Então, um fluxo de dados é estabelecido em duas direções:

• O sistema ERP cria e mantém os bancos de dados principais: regista novos produtos, adiciona fornecedores e transfere pedidos de compras para o armazém, além de gerar faturas. Para este tipo de tarefa, o ERP "rege" o SGA.
• Mais também existe uma transferência de informações do SGA para o ERP quando, por exemplo, a mercadoria é recebida no armazém ou os pedidos são despachados. Nestes casos, é o SGA que notifica o ERP e atualiza os dados do inventário. Assim, o SGA exerce o papel de mestre.

É muito importante controlar essa troca de informações para que não ocorram erros ou dados duplicados. Isso geralmente é obtido usando a atribuição de diferentes estados (planificado, em processo, preparado, carregado, despachado, etc.). Estas “etiquetas” indicam a um sistema e a outro quais ações podem e não podem ser realizadas de acordo com as regras que foram definidas. Por exemplo, o SGA não pode carregar pedidos que não tenham sido marcados como “faturados” pelo ERP.

Por outro lado, o nível de detalhe das informações que cada sistema utiliza também varia. Para os usuários do ERP, provavelmente é suficiente saber diariamente quais são os produtos e em que quantidade. No entanto, o banco de dados do SGA deve armazenar informações muito mais específicas, como a localização de cada SKU, o tipo de contentor em que está localizado (palete, caixa, unidades individuais) ou as horas de expedição programadas.

Que informações precisam ser coletadas para a integração do WMS?

A situação mais comum é que cada empresa já conte com procedimentos padronizados que se refletem no ERP e então é o SGA que tem que se adequar a essa forma de trabalhar. No entanto, para que a implementação do WMS seja bem-sucedida, é essencial fornecer ao fornecedor do software:

• O mestre de artigos e seus perfis logísticos: o mestre de artigos recolhe a lista completa de produtos registados e o histórico de todos os SKUs que passaram na empresa em algum momento. Os perfis logísticos atribuídos a cada um indicam parâmetros-chave para a gestão destas mercadorias como tamanho, cor, prazo de validade, lotes de fabricação (essenciais na logística farmacêutica) e nível de perigo, entre outros
• Informações relacionadas aos pedidos: o ERP transfere os pedidos dos clientes para o SGA, de forma que o sistema de gestão de armazéns deve saber que tipo de informação está vinculado a cada um. Por exemplo, ambos os sistemas operam com os mesmos campos de pedido (nome, endereço, etc.) e usam códigos únicos para identificá-los. Assim, se houver um erro e o cliente precisar fazer uma modificação no pedido uma vez processado, o ERP irá executá-la e essa alteração chegará diretamente ao SGA utilizando o campo único e o código que compartilham.
• Informações de receções: o ERP envia a programação das receções para o armazém, de acordo com as informações dos fornecedores. É uma questão fundamental para a organização das tarefas diárias no armazém, por isso o SGA deve ser adaptado de modo a poder processá-la corretamente.
• Eventos que acionam notificações: algumas já estão configuradas por padrão no SGA, mas o sistema pode ser adaptado a outros requisitos do ERP e poden ser customizadas. Por exemplo, quando ocorre rutura de stock em qualquer uma das referências, o SGA emite um aviso ao ERP.

Opções para ligar o SGA com o ERP

A nível técnico, a troca de dados entre os sistemas ERP e SGA pode ser feita de diferentes maneiras. Tomamos o Easy WMS como referência para explicar as opções de integração padrão:

- Ligação ERP e SGA arquivo por arquivo (XML ou EDI)

Como cada sistema utiliza um banco de dados independente, uma forma de troca de informações é por meio de arquivos de dados, ou seja, o ERP envia mensagens que são lidas pelo SGA e vice-versa. Para que os dois sistemas possam se comunicar, esses arquivos são apresentados em formatos padronizados como EDI (Electronic Data Interchange) ou o mais moderno e flexível XML (eXtensible Markup Language).

A troca de dados pode ocorrer diretamente entre o ERP e o SGA, embora também existam alguns ERPs que fornecem APIs ou interfaces de programação de aplicações para facilitar a comunicação de outro software com ele de forma mais ágil.

- Através de bancos de dados de intercâmbio

Esta opção contempla a utilização de um banco de dados intermediário que ambos os sistemas compartilham. Tanto o ERP quanto o SGA o atualizam continuamente, inserindo novos dados. Além disso, cada software faz varreduras periódicas para verificar se há mensagens a serem processadas e, se for o caso, incorporar essas novas informações no seu próprio banco de dados.

- Ligação através de serviços web

Nesse caso, a troca de informações entre o SGA e o ERP é feita por meio de uma interface web, portanto, os dois sistemas precisam ter acesso à internet para operar com ela. Isso significa que os softwares chamam um banco de dados na nuvem por meio do protocolo http e o banco de dados retorna as informações em formato XML, que serão incorporadas a cada sistema. É uma opção amplamente utilizada quando a integração do sistema ERP e o SGA é desenvolvida sob medida.

- Ligação específica: o caso SAP e SAP WM

SAP é o ERP com a maior participação no mercado global, segundo dados do Gartner Dataquest. Este ERP possui um módulo de gestão de armazéns próprio, mas o âmbito das suas funcionalidades é limitado; assim, muitas empresas optam por um SGA com um nível de especialização superior que permita lidar com a organização de operações mais complexas no armazém.

No caso do SAP, a ligação entre o SGA e este ERP deve ser feita através do módulo SAP WM (Warehouse Management). Para isso, é necessário desenvolver uma ligação específica que possibilite um canal direto entre o SGA e o SAP WM para a troca de informações. No caso do Easy WMS, essa forma de integração já está em funcionamento e em operação em dezenas de empresas.

Flexibilidade, chave para a integração entre ERP e SGA

De acordo com o estudo ERP Software Market da Allied Market Research, o mercado global de ERP está relativamente concentrado em empresas de destaque já estabelecidas como líderes. SAP, Oracle Corporation, Sage Group, Microsoft Corporation e Netsuite Inc. são fornecedores de referência conhecidos. No entanto, também há uma infinidade de participantes emergentes que estão a entrar no mercado, especialmente como resultado da generalização das soluções SaaS em comparação com as tradicionais on-premise.

Neste contexto, a flexibilidade do SGA torna-se essencial: o software de gestão do armazém tem de ser capaz de se ligar a todos os tipos de ERP, independentemente da sua marca ou arquitetura.

No nosso artigo revemos as formas de integração que padronizamos na Mecalux, resultado de mais de uma década no setor dos WMS. Porém, se o funcionamento do SGA em sintonia com o ERP que a sua empresa já utiliza é um assunto que o preocupa, entre em contato connosco. Um dos nossos especialistas em software irá analisar o seu caso a nível técnico e explicará as opções existentes para que a instalação do novo software seja fácil e eficiente.