Três exemplos de inventário num armazém

O inventário é um processo que reflete num documento (físico ou digital), de forma ordenada e detalhada, a lista da mercadoria armazenada por uma empresa. Para tal, é necessário verificar se o stock dos produtos armazenados, assim como as suas quantidades e características, coincidem com o que aparece no registo ou sistema informático da empresa.

Embora existam diferentes tipos de inventário, todos têm a mesma finalidade: maximizar os ganhos minimizando os custos de armazenamento. Tudo isso, mantendo os níveis de atividade e melhorando o grau de satisfação do cliente.

Mas, como fazer um inventário rápido e eficaz? Neste post vamos lhe mostrar três exemplos de inventário que nos permitirão entender melhor o seu funcionamento: um inventário através do Excel, outro com a ajuda de um software de inventário e um último num armazém inteligente completamente robotizado.

1. Exemplo de inventário em papel ou Excel

A Conservas Márquez, uma empresa fictícia, produz e distribui alimentos em conserva por todo o país. Possui um pequeno armazém com estantes de paletização compacta com capacidade para 300 paletes com produto acabado. Utiliza um sistema de armazenamento compacto porque trabalha com poucas referências, seis no total: espargo, alcachofra, pimentão piquillo, tomate, ervilha e vagem.

Todos os meses, o responsável pelo armazém aproveita os horários fora de pico para fazer de modo manual o inventário e assim comprovar se as paletes recebidas e expedidas coincidem com o número total de stock existente no armazém. Para tal, percorre todo o armazém com a lista de produtos em papel e se dedica a contar o número paletes de cada referência. Depois, insere as informações manualmente numa tabela de Excel.

Se o trabalho for feito corretamente, o número de paletes por cada referência é igual à diferença entre as entradas e as saídas efetuadas de acordo com o último inventário realizado em Excel.

O armazém de Conservas Márquez começou o mês com 300 paletes armazenadas e, atualmente, tem 288 paletes. Este é o inventário do seu armazém que mostra o stock inicial por referência, assim como as unidades de paletes que entraram e saíram do armazém durante o mês:

O inventário com papel é a forma mais básica de fazê-lo, algo viável unicamente nas empresas que tenham níveis de stock, de entradas e saídas muito baixos, como é o caso da Conservas Márquez. Se essas empresas aumentarem o seu volume de negócio, é recomendável recorrerem à digitalização para evitar erros e dinamizar as suas operações.

2. Exemplo de inventário com software especializado

Após um importante aumento nas vendas, a Conservas Márquez ampliou o seu armazém com a intenção de depositar um maior número de produtos acabados. Mais concretamente, o seu armazém tem capacidade para 4.000 paletes onde continua a gerir as mesmas referências, mas agora o faz com o sistema Pallet Shuttle. Esse método de armazenamento, também compacto, agiliza os movimentos uma vez que um carro automático é o responsável por mover as paletes no interior das estantes.

Para fazer o inventário, dispõe de um software de inventário tal como o Easy WMS, um Sistema de Gestão de Armazém que ajuda e facilita a gestão da mercadoria de uma empresa. Integrado ao ERP da empresa, o programa automatiza as entradas e saídas dos produtos que ocorrem no armazém.

Antes de começar a fazer o inventário, é preciso inserir no WMS todas as informações relacionadas aos produtos com os quais a Conservas Márquez trabalha: descrição, unidade de medida, atributos, imagem, peso, etc. Com todas as informações dos produtos incluídas no banco de dados, o programa gera uma etiqueta para cada um deles que é aderida ao stock existente.

Para agilizar todo o processo, os operadores do armazém utilizam terminais de radiofrequência para ler os códigos de barras e registar no sistema cada produto que entra no armazém. A mesma coisa é feita com cada expedição. Dessa forma, cada recebimento e expedição da mercadoria é registado no sistema.

Além disso, a cada certo tempo (no mínimo, uma vez por ano), é recomendável fazer um inventário físico, que consiste em percorrer o armazém contando cada artigo do stock. Assim é possível verificar o stock real do armazém com os registados no inventário teórico ou contábil (gerido pelo WMS).

Com um Sistema de Gestão de Armazém como o Easy WMS, o responsável pelo armazém consegue ter um inventário permanentemente atualizado para consultar o stock disponível, a sua localização exata, o tipo de contentor onde está depositado, etc.

3. Exemplo de inventário num armazém completamente robotizado

A Conservas Márquez automatizou por completo a sua logística para poder lidar com o seu plano de expansão. Ao aumentar o ritmo de produção o armazém ficou pequeno, por isso decidiu construir um armazém autoportante automático com capacidade para 30.000 paletes gerido pelo Sistema de Gestão de Armazém Easy WMS.

No momento de fazer o inventário, o funcionamento é praticamente idêntico à utilização de um sistema de armazenamento não automático, com a única diferença que agora os operadores já não precisam ler manualmente os códigos de barras da mercadoria. Como isso é possível? Graças ao Posto de Inspeção de Entrada (PIE), responsável por verificar o estado das paletes, fazer a leitura do código de barras de cada produto e transmitir os dados ao WMS (os quais, por sua vez, são carregados no banco de dados do ERP).

A cada entrada e saída de um produto do armazém através dos transportadores de paletes, tal alteração no número disponível de unidades é registada no stock: a quantidade que entra e o stock final ou as quantidades que saem e o stock restante. Como resultado, a rastreabilidade de um produto dentro do armazém automático é total. Isso permite aumentar a segurança da mercadoria, controlar melhor os riscos e garantir a qualidade dos processos e produtos. O elevado grau de robotização faz com que a Conservas Márquez tenha um inventário permanente e atualizado em tempo real.

O WMS, um aliado perfeito para seu inventário

A gestão do inventário é um dos pilares fundamentais da cadeia de abastecimento. Calcular o número de produtos que a empresa deve manter em stock garante uma maior fluidez nas operações e evita interrupções e atrasos.

O Easy WMS da Mecalux é o software que permite ter um inventário permanente atualizado. Além disso, oferece diferentes módulos, tal como o Store Fulfillment, que permite sincronizar o stock do armazém com as suas lojas. Portanto, o inventário fica vinculado ao registo de vendas e cada vez que se vende um produto o sistema o deduz do stock. Entre em contato connosco para assessorá-lo sobre as funcionalidades desse software e para saber como pode ajudá-lo a controlar o seu inventário em tempo real.