Inventário permanente: o stock atualizado em tempo real
O inventário permanente é um tipo de registo da mercadoria do armazém que se mantém atualizado em tempo real, possibilitando um controlo rigoroso do stock.
A tecnologia possibilitou o surgimento de sistemas que monitoram de forma automática a entrada e saída de produtos, permitindo que o responsável logístico garanta a todo o momento informações precisas sobre a situação de cada stock. Esse método de gestão de stock é especialmente útil em armazéns com inúmeras referências, pois um elevado número de SKU (Unidade de Manutenção de Stock) propicia um maior risco de quebra de stock.
Neste artigo introduzimos o conceito de inventário permanente, as principais diferenças com a contagem periódica de stock e, sobretudo, como pode ser implantado num armazém.
Características de um sistema de inventário permanente
Um sistema de inventário permanente é uma técnica de gestão do stock que consiste em ter disponível uma contagem constante do stock do armazém. Como se consegue? Através da implementação de um software capaz de automatizar o controlo do inventário.
Uma das principais características do sistema permanente é o uso de um sistema de gestão de armazém (SGA) que monitora cada movimento da mercadoria. O sistema automatiza o registo no recebimento dos pedidos, na sua expedição e ao armazená-los. O SGA também regista os atributos relevantes do produto (data de expedição ou tipo de unidade de carga, entre outros).
Os trabalhadores operam com leitores de radiofrequência ligados permanentemente ao SGA. Essa tecnologia possibilita fazer a leitura e identificação rápida das etiquetas de cada produto, que são as que incluem um código de identificação e as características de SKU. Além disso, as localizações e os carros de picking também têm as suas próprias etiquetas.
Dessa forma, quando o operador mover um produto e fizer as pertinentes leituras de códigos, estará proporcionando informações em tempo real sobre a situação da mercadoria. Toda essa operação é dirigida pelo SGA, que indica ao auxiliar de armazém o que fazer passo a passo, eliminando qualquer dúvida ou possibilidade de erro.
No caso dos armazéns automáticos, a implementação de um posto de inspeção de entradas (PIE) garante um inventário perpétuo praticamente sem intervenção humana. As paletes entram no armazém através de um transportador e passam pelo PIE (um scanner com sensores), que comprova se a mercadoria cumpre certas medidas e padrões mínimos de qualidade. Nesse mesmo instante, a leitura da etiqueta é realizada automaticamente para que a entrada fique registada no sistema. Os movimentos subsequentes são igualmente registados. Por isso, permite saber a situação de cada produto sem que os operadores tenham que intervir na sua gestão.
Graças a essas tecnologias, o responsável logístico tem uma visibilidade completa dos níveis de stock. Ter um inventário perpétuo é claramente vantajoso para qualquer tipo de negócio. No entanto, aqueles que trabalham com uma grande diversidade de referências serão especialmente beneficiados. Nesses casos, fazer o inventário unicamente através de contagens anuais ou periódicas envolve um importante risco de ocorrerem desajustes no dia a dia. Com um inventário permanente garantimos que o registo seja um reflexo fiel da realidade.
Diferenças entre o inventário permanente e o periódico
Na falta da tecnologia adequada para manter um inventário permanente, a alternativa é o inventário periódico. Mas quais são as principais diferenças entre um inventário permanente e um periódico? O objetivo de ambos é verificar o número de stock exato (e a sua localização) numa instalação logística e/ou fábrica.
Ao contrário do inventário permanente, no periódico os inventários são agendados e programados de acordo com um período estabelecido (mensal, bimensal ou anual, por exemplo). Portanto, com o inventário periódico apenas teremos um "retrato" preciso da situação da mercadoria em dias específicos do ano. Isso impede que as empresas tenham dados atualizados do stock a todo o momento, que é a única forma de evitar desajustes e quebras de stock no armazém.
Num sistema periódico podemos conseguir uma maior precisão aumentando a frequência das contagens (ou priorizando certos produtos, se seguirmos uma estratégia de inventários cíclicos). Mas isso tem um custo, já que nas contagens manuais os operadores devem parar de fazer as suas tarefas habituais para se dedicarem à elaboração do inventário. Enquanto no sistema permanente a dedicação exigida ao pessoal é mínima e a empresa não tem que interromper suas atividades.
Vantagens do inventário permanente
As vantagens de implantar um sistema de inventário permanente são claras. Vamos rever as principais:
- Controlo total do stock: o responsável logístico tem a todo o momento acesso às informações sobre onde está situada cada referência e a quantidade que é armazenada em cada slot. A gestão automática do stock realizado pelo SGA é especialmente útil para as operações de devolução ou preparação de pedidos de inúmeras referências.
- Rastreabilidade completa sobre o produto: o inventário permanente facilita a rastreabilidade total do produto, uma vez que monitora todas as etapas pelas quais passa um produto ao longo da cadeia de abastecimento.
- Redução dos custos operacionais: esse tipo de contagem de stock evita quebras de stock ao identificar erros a qualquer instante, reduzindo significativamente os custos logísticos do armazém.
- Imagem de empresa: num ambiente tão competitivo como o e-commerce, um erro no inventário pode comprometer a imagem perante o cliente. Um SGA garante que o dado de stock que mostramos na loja coincida com o real do armazém.
- Penalizações: alguns marketplaces, como a Amazon, exigem rigor e eficiência na gestão e entrega de pedidos para poder operar no seu portal. Um SGA garante poder cumprir essas exigências férreas e evitar assim qualquer tipo de penalização.
Em suma, o inventário permanente converte-se numa condição indispensável junto à consolidação do omnichannel e à logística e-commerce. Tendo em conta que cada vez há mais referências e de menor tamanho, a implementação de um software que automatize a gestão do stock é absolutamente necessária para evitar desabastecimentos de stock e pedidos errados.
Considerações ao adotar um inventário permanente
Uma contagem constante do stock não elimina por completo a possibilidade de que apareça inventário fantasma ou que se perca stock pelo caminho. No entanto, com um inventário permanente o controlo do stock é mais rigoroso, o que ajuda a identificar mais facilmente os erros. Assim, as perdas ocasionadas para a empresa serão muito menores em relação ao método de gestão de inventário totalmente manual.
Além disso, embora a implantação de um sistema de gestão de armazém represente um investimento inicial, o SGA oferece um rápido retorno sobre o investimento. Com o software cai a taxa de erros na gestão do recebimento e expedição de mercadorias e, sobretudo, permite assumir um maior volume de pedidos. Dessa forma, o negócio pode aumentar a faturação ao mesmo tempo que reduz o custo da logística reversa.
Exemplos de implantação de um inventário perpétuo
Cada vez mais empresas adotam um sistema de inventário permanente, pois uma quebra de stock ou um pedido errado podem manchar o prestígio de uma marca. Vejamos alguns casos de empresas que implementaram o SGA e que agora desfrutam das vantagens de ter um inventário atualizado em tempo real.
Um bom exemplo é a metalúrgica Alcorta Forging Group, que instalou o Easy WMS com a finalidade de abastecer de forma eficiente as linhas de produção. “Com essa solução automática, otimizamos o controlo do stock e a preparação de pedidos”, assinala José Antonio Fernández, responsável pelo armazém dessa empresa que a cada ano distribui por todo o mundo cerca de 20 milhões de peças para o setor automobilístico e de autopeças.
Outro exemplo é o do operador logístico Luís Simões. O software da Mecalux proporciona ao responsável logístico um rigoroso controlo de stock em tempo real, automatizando a entrada e saída de mercadoria de um centro logístico que abriga 100.000 paletes e expede 4.000 pedidos diários. Rui Simões, administrador das áreas de logística e inovação, destaca que: “Com as soluções de armazenagem da Mecalux melhoramos significativamente a eficiência das operações".
Sistema de inventário permanente: controlo integral do stock em armazém
O inventário permanente garante a confiabilidade na contagem de itens do armazém, minimizando a possibilidade de que haja quebras ou excesso de stock.
Um sistema de gestão de armazém é a ferramenta ideal para implantar esse método de contagem de stock. Ao contrário de outros métodos ou soluções, o SGA automatiza o controlo de entradas e saídas de stock, além de guiar os operadores em todas as etapas para garantir que qualquer alteração no inventário fique registada corretamente.
Na Mecalux somos especialistas em soluções inteligentes de armazenagem. Se quiser beneficiar-se de um sistema de inventário permanente na sua empresa, não hesite em entrar em contato connosco, um consultor de nossa divisão de software terá prazer em auxiliar sobre as melhores opções para a sua empresa.