Inventário periódico: uma contagem mais frequente do stock para obter uma maior precisão
O inventário periódico é um dos modos mais habituais de fazer inventários. É o processo através do qual as empresas fazem um controlo da mercadoria no seu armazém e que, como o seu próprio nome indica, ocorre periodicamente (pode ser mensal, trimestral, semestral ou anual).
O inventário periódico não deixa de ser um inventário físico, ou seja, uma operação manual que exige que os operadores percorram o armazém contando, um por um, os produtos armazenados nas estantes. Portanto, precisa de uma organização impecável para ser feito com rapidez e sem cometer erros.
Neste artigo vamos ver as vantagens e desvantagens dessa operação, assim como as diferenças entre essa forma de fazer inventários e outros tipos, como o inventário permanente.
O que é o inventário periódico e em que consiste
O inventário periódico é um controlo do inventário que é efetuado de forma manual a cada certo tempo, normalmente várias vezes por ano. Consiste em fazer uma contagem das localizações do armazém para determinar com exatidão a quantidade de produtos armazenados numa data específica.
A mercadoria é um dos maiores ativos de qualquer empresa. Consequentemente, manter um rigoroso controlo do stock e fazer o inventário é uma das prioridades de qualquer empresa. O objetivo é evitar quebras de stock que possam provocar atrasos na entrega de pedidos ou, na sua falta, o excesso de stock, que consiste em armazenar produtos que superem a procura, o que acarreta custos para a empresa.
Para ser eficiente, a empresa que fizer um inventário periódico deve especificar com antecedência as datas exatas em que será feita a contagem. Dessa forma, os operadores podem-se organizar para fazê-lo de forma correta. O mais adequado é priorizar as épocas de menor atividade empresarial para não atrapalhar outros processos.
Vantagens e desvantagens do inventário periódico
Tal como mencionamos, o inventário periódico é um inventário físico que ocorre com certa regularidade.
Uma das suas vantagens é que não necessita de nenhum sistema automático para registar os dados: os operadores só precisam de um lápis e papel para anotar a quantidade de artigos disponíveis no armazém (em armazéns pequenos o inventário é mantido através de um Excel, embora seja uma prática pouco recomendável).
Além disso, ao percorrer todo o armazém contando os artigos armazenados, os operadores podem verificar visualmente se os mesmos estão em bom estado.
Finalmente, é possível comparar o número de artigos reais no armazém com a quantidade registada no inventário teórico ou contábil (o que manuseia o sistema de gestão de armazém ou o ERP).
No entanto, a principal desvantagem do inventário físico é que, ao ser manual, existe um risco elevado de que se cometam erros. Por isso, nas empresas pequenas é melhor guardar poucos produtos nos armazéns e com um baixo valor unitário por produto.
Cabe destacar que é um processo que exige tempo e recursos. Para ser feito adequadamente é necessário parar por completo ou de forma parcial as operações do armazém e dedicar horas a contar os produtos em cada localização.
Da mesma forma, com o inventário periódico só obteremos um retrato fiel da situação do armazém em épocas específicas do ano, pelo qual não teremos informação em tempo real nem evitaremos que ocorram desajustes.
Inventário anual vs. inventário periódico
Quando fazer o inventário? Embora não exista um momento obrigatório em que as empresas devem fazê-lo (dependerá da organização interna de cada empresa), é recomendável ser efetuado, no mínimo, com uma periodicidade anual. Caso contrário, poderiam ocorrer importantes desajustes entre o inventário contábil e o físico, assim como repetidas quebras de stock.
O inventário anual, como o seu próprio nome indica, é a contagem realizada apenas uma vez por ano. A operação em si é a mesma que vimos até agora: os operadores percorrem o armazém contando o stock.
A vantagem do inventário periódico em relação ao anual é que as informações estarão mais atualizadas (quanto maior assiduidade, maior precisão). No entanto, tal como mencionamos, é uma operação que consome muito tempo e recursos (sobretudo se essa tarefa se repete várias vezes ao longo do ano).
Por isso, algumas empresas optam por fazer um inventário periódico em vez de um anual se, ao longo do tempo, tiverem problemas de stock, o que revela que fazer uma única contagem por ano é insuficiente.
Inventário cíclico vs. inventário periódico
O inventário cíclico consiste em contar periodicamente grupos de referências em vez de ter que contar todo o stock do armazém de uma vez.
Caso se opte pelo inventário cíclico, é necessário organizar com antecedência como os artigos vão ser contados. Por exemplo, os produtos com maior rotatividade ou valor serão contados mais frequentemente. Também pode ser organizado por área, por tipo de produto, etc.
A cada dia, ou a cada poucos dias, se dedica um tempo limitado para fazer essa tarefa. Dessa forma, não é preciso parar a atividade da empresa tal como ocorre com o inventário periódico ou anual. Portanto, o stock mantém-se mais atualizado para os produtos de maior valor ou saída.
Um inventário cíclico pode parecer mais adequado que um periódico, uma vez que o seu impacto na atividade da empresa é menor e permite ter as referências importantes atualizadas. No entanto, a sua planificação pode ser desnecessariamente complexa em armazéns que gerem uma variedade de produtos relativamente pequena. Além disso, ao contrário de um inventário periódico, nunca se chega a ter um retrato completo da situação de todo o armazém num momento específico.
Inventário permanente vs. inventário periódico
Para as empresas que têm muitos produtos não basta fazer um inventário periódico. Na realidade, elas necessitam de um inventário permanente para saber o status dos artigos do armazém a cada momento.
O inventário permanente consiste em fazer um registo em tempo real dos movimentos que ocorrem no armazém (recebimentos, armazenagem, preparação de pedidos, expedições, etc.).
Como fazê-lo? Através de um programa de gestão de armazém, como o Easy WMS da Mecalux. Esse software controla e coordena tudo o que ocorre na instalação. Para tal, identifica os artigos a partir do mesmo instante em que chegam ao armazém (com leitores de códigos de barras ou através de etiquetas RFID) e lhes atribui uma localização baseando-se em diferentes parâmetros. Depois, envia instruções aos operadores sobre o que fazer com cada produto a todo o momento.
Do inventário periódico ao permanente
O inventário periódico é um modo de controlar a mercadoria armazenada num momento determinado. Como vimos, é uma operação que pode ser muito útil para algumas empresas (sobretudo para aquelas com poucas referências armazenadas). No entanto, há outras empresas que necessitam estar sempre informadas sobre o estado do armazém para poder tomar decisões de melhoria e atender os clientes sem atrasos.
Seja qual for o caso, é recomendável contar com um Sistema de Gestão de Armazém. Por um lado, para fazer um controlo rigoroso da mercadoria e, por outro, caso se queira fazer um inventário físico, para otimizar essa operação.
Instalar um SGA como o Easy WMS é mais simples do que parece. E, sobretudo, é um programa tão intuitivo que facilita o trabalho dos operadores. Como resultado, a empresa pode controlar o seu armazém num curto espaço de tempo desde a sua implementação e com total precisão. Entre em contato connosco para que possamos explicar-lhe como o Easy WMS pode ajudá-lo a fazer um inventário eficaz e a potencializar o seu negócio.