O 'advanced shipping notice' (ASN / EDI 856) acelera as receções de mercadorias

O Advanced Shipping Notice ou Advanced Ship Notice (ASN), surge como resposta à necessidade de reduzir erros nas entregas de mercadoria, sobretudo no ambiente B2B. Esse documento eletrónico, que inclui informações detalhadas sobre o conteúdo do envio, automatiza a transferência de dados da mercadoria entre fornecedor e cliente, agilizando a receção das mercadorias.

Neste artigo analisamos o que é este documento eletrónico, os dados que recolhe e como se integra com os diferentes softwares da empresa.

O que é o advanced shipping notice (ASN)?

O Advanced Shipment Notification, também conhecido em ocasiões como Advanced Shipping Notice, é um documento eletrónico enviado automaticamente pelo software de um fornecedor à empresa ou armazém recetor da mercadoria uma vez que que a mercadoria tenha sido expedida. Dito de outra forma, esse documento eletrónico indica que o pedido já foi expedido (aviso de expedição) para que o cliente possa preparar a receção da mercadoria.

O ASN acelera esse processo logístico, portanto, quando a mercadoria chega ao armazém, basta ler o código de barras para aceder os dados relevantes necessários para fazer a sua receção (produto em questão, unidades, fornecedor, data de expedição, etc.). Dessa forma, os operadores antecipam-se à sua chegada e não perdem tempo analisando documentação, fazendo verificações ou divulgando dados no sistema.

Essa notificação é enviada como EDI (electronic data interchange ou, em português, intercâmbio eletrónico de dados). O sistema de mensagens EDI permite enviar documentação digitalizada sob um padrão internacional para que possam ser lidas e interpretadas de modo automático por diferentes softwares. Economiza tempo, custos e, sobretudo, elimina os erros decorrentes da gestão manual de documentos.

O ASN baseia-se em diferentes padrões internacionais que são amplamente aceitos em setores como o retalho, e-commerce ou automóvel. Nos Estados Unidos é comum o padrão EDI 856 (definido pela organização X12 da American National Standard Institute ― ANSI ―). No resto do mundo costuma ser utilizado o padrão DESADV ou Despatch Advice Message (no âmbito do UN/EDIFACT, que consiste em um conjunto de padrões desenvolvidos pelas Nações Unidas).

Em suma, o advanced shipping notice representa uma evolução para as entregas logísticas: notifica automaticamente o programa do cliente sobre a mercadoria que vai receber, as condições e a sua proveniência, agilizando processos e eliminando erros na transferência de dados e na gestão dos produtos.

Quais informações contém o 'advanced shipping notice'?

O advanced shipping notice contém informações relativas ao envio, assim como as características físicas do produto ou mercadoria. Os dados são obtidos a partir do Sistema de Gestão de Armazém (SGA) e do ERP.

Esse documento eletrónico inclui, entre outros:

• Número e data de envio
• Data e condições de entrega
• Informações relacionadas ao envio da embalagem (morada, condições de transporte, etc.)
• Ordem e dados do pedido (qual mercadoria e a quantidade que se entrega, número de série e lote do produto, etc.)
• Unidade de carga detalhada (tipo de packing ou embalagem…)
• Código SSCC ou GSI 128 para agilizar a receção

Dessa forma, a empresa tem uma melhor rastreabilidade do pedido que está a caminho, pois conhece detalhadamente a mercadoria expedida, a data em que saiu do armazém e para quando está prevista a chegada ao destino.

Benefícios do 'advanced shipping notice'

Métodos de organização da produção e da armazenagem como o just-in-time exigem soluções logísticas flexíveis para garantir uma rápida receção do material e um rigoroso controlo do stock, inclusive quando não esteja localizado no armazém. Entre as suas vantagens destacam-se:

• Visibilidade completa da receção de pedidos: esse documento eletrónico garante que as empresas possam exercer um controlo sobre os pedidos, sabendo a todo o momento quando e onde, se for uma empresa multiarmazém, irá recebê-los e sob quais condições.
• Precisão no envio de produtos: o ASN valida que o pedido expedido pelo fornecedor corresponde ao recebido pelo cliente, evitando erros na entrega da mercadoria.
• Agilidade no receção da mercadoria: os operadores do armazém podem preparar com antecedência para fazer as receções, otimizando assim o espaço e os recursos humanos.

O requisito para implementar o sistema ASN e poder beneficiar dessas vantagens é a digitalização da gestão do stock no centro logístico. Para tal, necessitaremos em primeiro lugar de um Sistema de Gestão de Armazém (SGA), pois conhece detalhadamente a situação dos produtos no armazém e o momento exato em que são expedidos. Por outro lado, o ERP pode fornecer informações adicionais sobre as características da mercadoria (data de validade, etc.) que é importante incluir no ASN. A correta combinação de ambos softwares permite que um sistema de advanced shipping notice funcione de forma fluida.

Como o ASN é gerado e recebido?

O advanced shipping notification é um documento eletrónico que pode ser gerado e enviado de forma automática tanto pelo Sistema de Gestão de Armazém quanto pelo ERP.

O armazém recetor, um SGA avançado, como o Easy WMS da Mecalux, recolhe esses dados e atribui um "pulmão de receção", registando os produtos que vão entrar no armazém antes da receção física dos mesmos. Além disso, o WMS permite gerar e imprimir as etiquetas com os dados de cada artigo que vai ser recebido para, posteriormente, serem colocadas em cada embalagem pelos operadores quando fizerem a receção.

Essa é a operação logística realizada, por exemplo, pela multinacional especializada em material médico Intersurgical no novo armazém de Wokingham, no Reino Unido. Essa instalação opera com receções pré-avisados: o ERP recebe o ASN do software do fornecedor e o transmite para o Easy WMS para gerar e imprimir uma etiqueta para cada produto. Uma vez realizadas as comprovações pertinentes, os operadores colocam cada etiqueta na embalagem correspondente.

Uma operação semelhante ocorre no novo armazém da Ixos Cealco nas suas instalações na localidade de Granollers (Espanha). Ao trabalhar com fornecedores de mais de 50 países, a direção logística apostou pelo advanced shipping notice como a solução que permitiria aumentar a eficiência na receção da mercadoria. Atualmente, o ERP da Ixos Cealco comunica as receções ao Easy WMS com antecedência, facilitando o trabalho de comprovação dos operadores.

ASN, agilidade para a logística 4.0

A sincronização no envio de dados entre o emissor e o recetor da mercadoria garante uma maior eficiência nos processos logísticos de uma empresa. O advanced shipping notice permite que os operadores que recebem a mercadoria possam prever os pedidos que vão ser recebidos e quando. Portanto, podem preparar as docas de descarga e disponibilizar áreas do armazém para que tudo esteja pronto no momento preciso.

Este sistema também oferece uma maior rastreabilidade dos produtos, tanto no que se refere ao emissor quanto ao recetor: é possível saber, a todo momento, quando estão previstos o envio e a qual instalação logística a que se destina.

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