EDI na logística: tecnologia para uma comunicação padronizada

O uso da tecnologia EDI na logística consolidou-se como uma solução capaz de favorecer uma comunicação fluida e padronizada entre todos os agentes que participam da cadeia de abastecimento: desde os fornecedores até às agências de transporte que fazem a distribuição dos pedidos.

Neste artigo analisamos como o EDI chegou à logística e as vantagens de incluir esta tecnologia na cadeia de abastecimento.

O que é a tecnologia EDI?

Uma primeira definição do EDI ─ sigla de Electronic Data Interchange ─ refere-se à tecnologia utilizada para fazer o intercâmbio eletrónico de documentos entre empresas através de um formato padronizado. Nas transações EDI, que eliminam o intercâmbio de documentos em papel, as informações transferidas são codificadas num formato comum do software de uma empresa para o software de outra, evitando possíveis erros de leitura ou perda de informações.

O sistema EDI tem a sua origem no âmbito militar. O sargento norte-americano Edward A. Guilbert é considerado o precursor do intercâmbio eletrónico de dados. Junto com outros gestores logísticos, Guilbert desenvolveu em 1948 um sistema de transmissão de informações por telétipo e telefone para resolver os problemas logísticos na hora de abastecer Berlim Ocidental.

Anos mais tarde, na década de 60, quando as empresas começaram a informatizar as suas gestões internas, procuraram uma solução que propiciasse as transferências de informação. Em 1968, foi criado o comité Transportation Data Coordination Committee (mais conhecido pela sigla em inglês, TDCC) para desenvolver padrões industriais. O TDCC organizou um programa sobre formatos de mensagens, códigos e protocolos de comunicação. Em 1975, publicou a primeira documentação sobre o sistema EDI.

Posteriormente, este método de comunicação foi adotado em setores como o automóvel para garantir o fornecimento just-in-time de matérias-primas às linhas de produção, ou o financeiro, para facilitar as transferências bancárias. Também chegou ao setor da saúde, onde é primordial garantir o abastecimento médicos aos centros hospitalares, e ao farmacêutico, cujo objetivo é conseguir uma comunicação eficaz entre laboratórios.

A expansão do sistema EDI em cada vez mais empresas e países apoia-se em padrões que garantem que as mensagens possam ser enviadas, entendidas e reconhecidas por qualquer interlocutor. Os padrões mais utilizados são o UN/EDIFACT da Organização das Nações Unidas e o ANSI ASC X12 do American National Standards Institute (ANSI).

O uso do sistema EDI na logística

A utilização do EDI na logística foi normalizada como resposta à necessidade de agilizar os fluxos de informação e coordenar todos os agentes que participam da cadeia de abastecimento.

No supply chain, o EDI cumpre diferentes funções. Por um lado, permite que os fornecedores comuniquem às empresas os artigos que vão receber no armazém. Por outro lado, permite que as empresas comuniquem às agências de transporte os pedidos que vão ser distribuídos. Para tal, as empresas geram o denominado Advanced Shipping Notice (ANSI X12 EDI 856), ou seja, um documento eletrónico que inclui informações detalhadas sobre o conteúdo do envio.

O Sistema de Gestão de Armazém Easy WMS da Mecalux pode trabalhar com o sistema EDI para ser integrado com um ERP. Alguns ERP do mercado utilizam esse sistema de mensagens para comunicar-se com seus fornecedores ou com as agências de transporte. O Easy WMS também pode intercambiar informações em formato EDI com o ERP para, dessa forma, agilizar o intercâmbio de dados.

Vantagens e desvantagens do EDI na cadeia de abastecimento

Incorporar a tecnologia EDI na logística proporciona as seguintes vantagens:

• Agilidade e segurança. Garante um intercâmbio de informação seguro entre todos os agentes envolvidos na cadeia de abastecimento. Ao digitalizar o intercâmbio de dados as empresas economizam tempo, eliminam custos e os possíveis erros decorrentes da gestão manual das informações.
• Comunicação eficiente. Utiliza um formato compartilhado pelo emissor e o recetor que facilita o intercâmbio eletrónico de dados. Graças à padronização, é possível ultrapassar as barreiras técnicas. Também evita ter que verificar manualmente as informações, uma vez que os dados simplesmente fluem entre aplicações.
• Informação em tempo real. Ativa um intercâmbio de informação instantâneo entre diferentes empresas. Por exemplo, o chefe de armazém pode verificar antecipadamente os artigos que lhe serão enviados pelos seus fornecedores para, dessa forma, planificar as operações do armazém.
• Facilidade nos procedimentos administrativos. Permite uma gestão precisa das notas de entrega e das faturas, reduzindo custos administrativos. Portanto, no armazém é possível verificar se os artigos recebidos coincidem com aqueles que os fornecedores tinham notificado que enviariam.
• Operações planificadas. Com um fluxo de informações fluido, os agentes que formam uma cadeia de abastecimento podem planificar melhor as suas operações. Por exemplo, os fornecedores podem organizar a distribuição de matérias-primas em função do volume de trabalho nas linhas de produção.
• Melhora as relações comerciais. As empresas não precisam interpretar os dados recebidos, por isso a gestão das faturas ou das ordens de pedido é executado com maior rapidez.

No entanto, essa tecnologia também apresenta algumas desvantagens:

• Investimento inicial. Digitalizar o intercâmbio de informação, contar com uma rede de valor agregado e com um software para criptografar e enviar dados exige um investimento inicial que pode gerar certa relutância.
• Necessária adaptação. As empresas que intercambiam dados com o sistema EDI devem compartilhar certos requisitos. Além disso, atualmente o sistema EDI não tem a flexibilidade necessária para lidar com as mudanças que ocorrem no mercado.

O EDI na logística: otimização dos fluxos de informação

O intercâmbio eletrónico de dados proporciona uma comunicação eficaz entre todos os agentes que formam a cadeia de abastecimento e cuja estrutura pode ser complexa ao incluir operações muito diversificadas. Com o uso do EDI na logística é possível coordenar todos os processos com o objetivo de alcançar uma maior eficiência.

A digitalização tornou-se uma aliada dos armazéns, ajudando as empresas a controlar processos e a fazer uma monitorização minuciosa dos produtos. Entre em contato com a Mecalux para lhe explicarmos as soluções tecnológicas que desenvolvemos para conseguir que os nossos técnicos em logística estejam preparados para atender as necessidades dos clientes do futuro.