Planificação da procura: as empresas antecipam o futuro

A planificação da procura engloba um conjunto de ações que têm como objetivo manter os níveis de stock adequados no armazém para satisfazer a procura dos clientes.

Para conseguir um equilíbrio entre a procura e o fornecimento, as empresas devem ter as matérias-primas necessárias para fabricar a mercadoria e, ao mesmo tempo, suficientes produtos acabados para entregar os pedidos aos seus clientes.

Neste artigo abordaremos o que é A planificação da procura e como todos os processos e decisões de uma empresa estão alinhados a uma finalidade comum: garantir um fornecimento que satisfaça os clientes.

Planificação de procura: definição

A planificação da procura ─ conhecido em inglês como demand planning ─ é o motor que faz funcionar toda a cadeia de abastecimento. Consiste em fazer a estimativa das vendas de uma organização para, dessa forma, organizar os processos de produção, as operações do armazém e os orçamentos.

Todos os departamentos de uma empresa (desde vendas e marketing até operações, finanças e logística) devem trabalhar de forma coordenada para fazer essas estimativas. Graças a elas, são estabelecidas políticas de atuação e estratégias comerciais.

Num armazém, a planificação da procura ajuda a determinar a quantidade de produto de cada referência (SKU) que deve ser armazenada, o espaço necessário para acomodar todos os artigos e o número de operadores e turnos necessários. Também ajuda a estabelecer um stock de segurança que evite interrupções no serviço.

No entanto, a planificação da procura não se refere unicamente aos recursos e departamentos internos da empresa, mas também aos externos. Portanto, os fornecedores de matérias-primas, por exemplo, também devem adaptar-se ao tempo e ao ritmo dos processos produtivos para evitar atrasos.

Vantagens de planear a procura

Uma vez calculada a planificação da procura, o departamento de compras da empresa pode determinar a quantidade de produtos que necessita, tanto matérias-primas para garantir o fornecimento ininterrupto das linhas de produção quanto produtos acabados para atender os clientes.

Saber a quantidade de mercadoria que a empresa vai gerir proporciona as seguintes vantagens:

• Satisfação dos clientes e boa imagem da empresa. Planear as vendas permite ter o stock ideal com os produtos acabados no momento adequado.
• Organização da produção. Ao ter uma ideia aproximada do número de produtos que vão ser vendidos, é possível prever as necessidades das linhas de produção com antecedência (matérias-primas e embalagens necessárias).
• Controlo do stock de reserva. As empresas podem ter um stock de segurança de acordo com as condições para enfrentar a procura do mercado, o lançamento de novos produtos, ofertas e promoções.
• Redução da obsolescência. São armazenados unicamente os produtos necessários para satisfazer a procura, o que elimina quebras de stock e a possibilidade de sobrar mercadoria obsoleta no armazém. Dessa forma, também reduzem os custos associados de manter produtos imobilizados durante muito tempo.
• Excelente aproveitamento do espaço de armazenamento. Ter apenas o stock imprescindível reduz drasticamente o espaço de armazenamento necessário (o que minimiza o custo de armazenamento).
• Organização do pessoal. Num armazém, não basta ter os produtos indispensáveis para satisfazer as exigências do mercado, pois também é preciso organizar os operadores e os turnos para encarar as eventuais mudanças na procura e oferecer um serviço de qualidade.
• Minimização dos custos. Ter uma previsão das vendas contribui para planear o orçamento das empresas e controlar as despesas com maior precisão.

Fatores que intervêm no ‘demand planning’

Fazer a estimativa das vendas é uma tarefa mais complexa do que podemos imaginar, pois na realidade estão sujeitas a mudanças inesperadas. Não existe nenhum método de previsão infalível porque é impossível determinar todos os acontecimentos futuros.

Embora haja produtos com um padrão de consumo muito estável no tempo, nem sempre é assim. Alguns produtos são sazonais, por isso são consumidos em maior volume em determinadas datas do ano. Outros, ao contrário, são influenciados por modas ou mudanças de hábitos, o que dificulta antecipar sua venda. Então, como abordar a planificação da procura?

No momento de fazer a estimativa das vendas, as empresas analisam questões como sua evolução (durante meses, trimestres ou anos anteriores). Os dados históricos acerca da procura e das vendas são muito úteis. Por um lado, a procura inclui os artigos solicitados pelos clientes, independentemente de estarem ou não em stock (e, portanto, se foram ou não comercializados). Por outro, as vendas são os artigos que foram vendidos e expedidos.

No entanto, o que ocorre com os novos artigos que não têm um histórico de vendas? Nesse caso, é crucial analisar o número de clientes potenciais e a situação do mercado, tanto nacional quanto internacional, considerando fatores políticos, económicos, sociais e tecnológicos que poderiam afetar as vendas.

Da mesma forma, as estratégias comerciais da concorrência também são decisivas na planificação da procura. Nesse ponto, não basta identificar os principais concorrentes, pois também é necessário analisar a sua estratégia e tentar prever a sua reação.

Finalmente, é preciso considerar as consequências e possíveis resultados de aplicar uma estratégia comercial própria. Portanto, campanhas como os packs ou as ofertas de 2x1, por exemplo, motivam os clientes a comprar acima das suas necessidades, embora também causem uma redução do seu consumo no próximo ciclo de compra.

Métodos quantitativos e qualitativos para calcular a previsão de procura

Existem diferentes métodos quantitativos baseados em dados históricos para calcular a previsão da procura em relação à gestão de stock. São principalmente três:

• Método ingénuo. É muito simples, porque utiliza valores históricos e assume que a tendência das vendas se mantém constante no tempo. O inconveniente é que é pouco realista, porque não considera as variações da procura.
• Método de médias simples ou móveis. Consiste em calcular a média aritmética de vendas durante um período específico (por exemplo, um ano). Para que a tendência seja mais realista, o ideal é fazer tal cálculo em períodos mais curtos (trimestres, meses ou semanas).

Por outro lado, também se recorre a métodos qualitativos, utilizados especialmente quando são lançados novos produtos ao mercado. Dentro dessa categoria, entrariam os estudos de mercado, onde são analisados os clientes potenciais e as principais empresas concorrentes. E inclusive a análise web, que observa o tráfego na internet para identificar o comportamento e usos dos potenciais clientes da empresa.

Tecnologia para a planificação da procura

No passado, as empresas baseavam-se nos seus conhecimentos e experiência para fazer cálculos mais ou menos acertados sobre as vendas e decidir a quantidade de produtos necessários para satisfazer a procura.

Pouco a pouco, com a chegada da informática, algumas empresas começaram a fazer a estimativa das vendas utilizando programas de cálculo como o Microsoft Excel, que ainda sobrevive entre as médias e pequenas empresas para tal uso. De fato, ao ser uma ferramenta tão comum, certos empresários continuam a fazer inventários com o Excel, prática nada aconselhável num armazém profissional. Tanto para prever a procura quanto para gerir um armazém, o mais recomendável é utilizar ferramentas especializadas.

Como o Excel tem uma capacidade limitada, é necessário que o demand planner, ou seja, a pessoa encarregada de fazer as estimativas de venda, tenha um software específico de demand planning. O software baseia-se nos fluxos de informação compilados no ERP e no Sistema de Gestão de Armazém (SGA), como o Easy WMS da Mecalux, para fazer a estimativa dos produtos que devem ser armazenados para satisfazer a procura.

O ideal é que o SGA tenha uma ferramenta específica para fazer uma análise de dados acerca de todos os movimentos de um armazém. No caso do Easy WMS da Mecalux, refere-se ao módulo Supply Chain Business Intelligence, uma solução que converte a grande quantidade de dados gerados diariamente num armazém em KPI (Indicadores de Desempenho) facilitando a tomada de decisão que permitirá melhorar.

Com todas essas informações, o software de demand planning faz uma estimativa das vendas que depois comunica ao ERP e ao SGA. Através dessas previsões é possível organizar posteriormente as operações do armazém ou as campanhas da empresa, por exemplo.

Exemplo sobre como planear a procura

A planificação da procura pode variar em função do tipo de empresa e das características dos produtos. Para entender melhor tal processo, oferecemos um exemplo. Uma empresa fabricante de brinquedos poderia agir da seguinte forma:

Em primeiro lugar, deveria estabelecer um período de planificação (no curto, médio ou longo prazo) e definir num calendário. O setor dos brinquedos é muito sazonal, pois regista um crescimento exponencial nas vendas em datas do ano muito específicas, sobretudo durante o período de Natal, assim como, em menor escala, no verão.

A logística no Natal exige uma organização impecável de todas as operações, em particular no que se refere ao processamento de pedidos, visando evitar erros no picking. Ao mesmo tempo, é necessário organizar os processos de produção com antecedência para ter disponível a mercadoria no momento certo.

Não só é válido programar um calendário, como também é necessário medir as vendas realizadas num período de tempo específico (por exemplo, nos anos, trimestres ou meses anteriores). A empresa de brinquedos poderia analisar os resultados obtidos nas campanhas de Natal de anos anteriores para definir uma cifra aproximada das vendas deste ano.

Com a ajuda de um SGA, o armazém está preparado para enfrentar o processamento de um maior número de pedidos durante essas datas. O SGA, diante desse cenário de aumento sazonal da procura, é capaz de otimizar as operações e de dirigir os operadores para processar os pedidos com maior rapidez e sem erros.

Sinónimo de reputação empresarial

Diante de uma logística cada vez mais exigente (com o processamento de um grande número de pedidos, prazos de entrega muito curtos, devoluções, etc.), as empresas precisam se antecipar e planear a procura para organizar as operações do armazém.

Na área da logística, uma ferramenta-chave para fazer essa planificação é o SGA. Através desse software podemos, por um lado, obter dados que nos ajudarão a prever futura a evolução do negócio. Por outro, conhecendo o cenário que teremos de enfrentar, ajuda-nos a realizar os ajustes necessários no armazém para o poder gerir com sucesso nos diferentes ciclos de venda. Na Mecalux temos o Easy WMS, um avançado Sistema de Gestão para exercer um controlo rigoroso de tudo aquilo que ocorre no armazém. Entre em contato connosco para obter informações sobre como ter uma logística sob controlo.