Um ERP é realmente a melhor opção para o meu armazém?
Deveria instalar um ERP no meu armazém? Não seria melhor um SGA? Ou seria melhor combinar ambos os sistemas? Os armazéns manuseiam um número muito elevado de referências, como resultado da logística omnichannel, a operação é frenética e cada vez mais pedidos que são entregues num prazo mais reduzido. Tal nível de exigência obriga a fazer um controlo rigoroso da instalação e, para isso, é imprescindível ter uma ferramenta digital que otimize a gestão do armazém.
Neste artigo respondemos a essas perguntas, analisamos as diferenças entre um SGA e um ERP e avaliamos qual é o software (ou a combinação deles) mais adequado para a gestão avançado de um armazém.
Por que implementar um ERP no meu armazém?
Instalar um ERP num armazém é um passo importante para a transformação digital da logística. As empresas necessitam ter dados objetivos, especialmente sobre o que ocorre no armazém para tomar decisões estratégicas para o seu negócio.
Um ERP é um software destinado a simplificar os fluxos de informação entre os processos de uma empresa com o objetivo de evitar repetições, desajustes ou incoerências entre os diferentes departamentos. Qualquer ERP do mercado incorpora uma série de módulos para cada departamento (logística, financeiro, compras, produção, etc.).
Com um módulo de logística, o ERP possui informações relevantes sobre a mercadoria (os produtos que chegaram, os pedidos solicitados pelos clientes, os pedidos expedidos, etc.). Com esses dados, tanto o chefe de armazém quanto os operadores podem verificar os níveis de venda e a disponibilidade dos artigos.
Além disso, com um ERP é possível organizar de forma rudimentar o stock do armazém, estabelecendo um sistema de alertas para o stock que está abaixo do mínimo necessário de modo a garantir um correto aprovisionamento. Consequentemente, o espaço útil é melhor aproveitado permitindo evitar erros e atrasos nas operações, incluindo a preparação de pedidos. No entanto, essas funcionalidades são cobertas de forma básica, por isso, para otimizar verdadeiramente a gestão devemos complementar o ERP com um software especializado em armazéns, ou seja, um SGA.
Devo implementar um ERP ou um SGA no meu armazém?
O mais comum é ter ambos os softwares: um ERP e um SGA. Ter apenas o ERP limitará o crescimento do armazém e, portanto, do negócio. E apenas um SGA será pouco viável em empresas com inúmeros departamentos que devem compartilhar informações entre si com fluidez. Portanto, as empresas que buscam aumentar a produtividade das operações do armazém necessitam definitivamente de um SGA que complemente as funções do ERP.
Vejamos o exemplo da empresa IXOS cealco, cliente da Mecalux, que utilizava unicamente seu ERP para controlar toda a mercadoria e as operações do armazém. No entanto, conforme os pedidos começaram a aumentar, a empresa foi obrigada a modificar os processos. “Nesse momento consideramos seriamente a possibilidade de implementar um Sistema de Gestão de Armazém com certas garantias e prestígio no mercado”, afirma Manuel Hervás, responsável pela logística da firma. A IXOS cealco percebeu que com uma ferramenta assim poderia otimizar o trabalho dos operadores e simplificar os fluxos de comunicação para ser mais eficientes.
Existem muitas razões para instalar um programa de gestão de armazém, como o Easy WMS da Mecalux num armazém que já tenha um ERP. Entremos em detalhe:
- Software especializado: um SGA é um programa projetado especificamente para a gestão de um armazém, ao contrário de um ERP que é um software genérico, muito menos especializado nesse ambiente.
- Operações padrão: um software de gestão como o Easy WMS da Mecalux oferece mais de 70 funcionalidades que foram sendo incorporadas ao produto padrão baseando-se nas necessidades dos clientes. Isso evita desenvolvimentos personalizados que encarecem a implantação e dificultam a sua posterior manutenção.
- Funcionalidades avançadas: além das operações padrão, conta com módulos adicionais para que o armazém seja mais eficiente em tarefas tão complexas como a etiquetagem e embalagem dos pedidos (Sistema de expedição logística) ou o ship from store (Store Fulfillment).
- Modularidade e atualização: um SGA competitivo costuma ser atualizado anualmente com novas funcionalidades específicas para o armazém.
- Comunicação com o ERP: é muito comum integrar um SGA com um ERP. Por isso, a maioria dos ERP do mercado já incorporam interfaces de comunicação padrão e certificadas para facilitar essa comunicação entre ambos os sistemas.
- Integração com outros elementos do armazém: um SGA adapta-se muito bem à complexidade de qualquer armazém, podendo ser integrado com elementos automáticos como transelevadores, miniloads ou transportadores, assim como com outras soluções tecnológicas como o picking por voz ou os dispositivos pick-to-light e put-to-light. Também com os sistemas de controlo do armazém (SCA).
- Estratégias e regras para definir o funcionamento do armazém: um SGA inclui uma infinidade de opções para especificar a lógica de cada uma das operações do armazém. Por exemplo, incorpora atributos logísticos para cada produto que lhe permitem criar regras sobre onde localizar a mercadoria de uma forma mais eficiente: lote, data de validade, data de consumo preferencial, data de fabricação, calibre, cor, número de série, origem, vida útil, versão, etc.
- Custo total ou TCO (Total Cost of Ownership): por vezes as empresas decidem continuar com o seu ERP porque a priori representa um menor custo. Apesar disso, um SGA costuma exigir um investimento menor considerando as licenças, a implementação, personalizações, interfaces com elementos automáticos, formação, suporte técnico, atualizações e melhorias. Ou seja, o ROI do SGA justifica a adoção desse software.
Implementar um sistema de gestão de armazém é a solução mais eficaz para exercer um controlo rigoroso sobre tudo aquilo que ocorre na cadeia de abastecimento. Um ERP incorpora funcionalidades para gerir o armazém; no entanto, para conseguir a máxima competitividade, o SGA é a ferramenta infalível.
Posso gerir o meu armazém sem um ERP, apenas com um SGA?
Sim, um armazém pode ser gerido sem um ERP. O controlo dos produtos e das operações poderia ser, portanto, feito unicamente com a ajuda de um SGA. Embora isso só seja viável em negócios de tamanho pequeno ou médio, normalmente do tipo e-commerce, uma vez que a plataforma de venda (Prestashop, Magento, Shopify…) desempenha algumas das funções inerentes aos ERP.
Esse seria o caso da Global Freaks, empresa de e-commerce especializada em figuras de coleção. Essa empresa comercializa as as suas figuras no eBay, Amazon e diretamente a partir do seu próprio site com o PrestaShop. O Easy WMS pode estabelecer comunicação direta com essas plataformas e organizar todas as operações (recebimentos, armazenagem, preparação de pedidos e expedições) sem precisar de um ERP. Segundo Daniel Vizcarra, gerente da Global Freaks, “o nosso catálogo completo está no nosso site e a partir daí partilhamos com o eBay e Amazon através do Easy WMS”.
SGA vs ERP: a logística como vantagem competitiva
Um ERP facilita o fluxo das informações entre todas as áreas do negócio, incluindo o armazém, para que os departamentos possam organizar e coordenar os recursos. Já o SGA foca na gestão minuciosa de um centro logístico. Não só adapta-se às operações do armazém, como também pode otimizar os movimentos e processos. Resumindo, vejamos as diferenças entre esses dois softwares:
| ERP | SGA | |
|---|---|---|
| Especialização | Gestão dos recursos de toda a empresa (compras, operações, financeiro, logística, etc.). | Setores e operações do armazém. |
| Operações que controla num armazém | Recebimentos, organização do stock e controlo dos pedidos solicitados pelos clientes e dos produtos que foram expedidos. | Recebimentos, armazenagem, organização do stock, preparação de pedidos, expedições, devoluções, etc. |
| Modularidade e funcionalidades avançadas do armazém | Incorpora alguns módulos especializados para as diferentes áreas de trabalho da empresa, incluindo a logística. | Incorpora módulos complementares que adicionam funcionalidades específicas para resolver as necessidades de qualquer armazém. Entre as quais, controlar o inventário do armazém e das lojas físicas ao mesmo tempo, garantir o abastecimento das linhas de produção, ou coordenar ou, inventário em diferentes marketplaces. |
| Otimização das operações do armazém | Não | Otimiza e simplifica ao máximo as operações através de regras para distribuir os produtos. Dessa forma é possível reduzir as deslocações dos operadores. |
| Erros e produtividade | Limita-se a organizar o stock de forma correta. | Ao enviar instruções específicas aos operadores sobre como desenvolver as operações, permite evitar erros e aumentar a produtividade. |
Ter uma logística eficiente tornou-se um dos pontos críticos de qualquer negócio e, a forma de consegui-lo, é uma questão básica. É melhor instalar um ERP ou um SGA no armazém ou seria melhor combinar ambos os sistemas?
Sem dúvida, um SGA é a maior garantia para o sucesso, pois foi projetado especificamente para adaptar-se às particularidades de um armazém e aumentar a produtividade desse tipo de instalação. O SGA pode adaptar-se às peculiaridades de qualquer negócio e ser implementado em qualquer tipo de armazém, tanto naqueles geridos por um ERP quanto naqueles controlados de forma manual.
Na Mecalux temos o Easy WMS, um Sistema de Gestão de Armazém presente em inúmeras instalações logísticas. Empresas de todos os setores utilizam diariamente para organizar sua cadeia de abastecimento, otimizar os recursos do armazém e prestar um serviço ágil e efetivo aos seus clientes. Entre em contato connosco para lhe mostrarmos como modernizar sua logística com a ajuda do nosso SGA.