Sistema de inventário: métodos para controlar o stock do armazém
O sistema de inventário é um processo básico para qualquer tipo de empresa, especialmente para aquelas que gerem um número muito variado de produtos. Saber a localização exata das referências evita erros e atrasos nas tarefas de armazenagem e preparação de pedidos.
Com um sistema de inventário adequado, as empresas podem calcular a quantidade necessária de produtos para prestar serviço, garantir a distribuição da mercadoria nos prazos combinados e, inclusive, enfrentar as mudanças imprevistas na procura.
O que é um sistema de inventário?
Um sistema de inventário consiste num conjunto de normas e procedimentos utilizados pelas empresas para verificar a quantidade exata de produtos disponíveis. Este processo permite saber os artigos que estão prestes a esgotar para, desta forma, organizar seu o reabastecimento com antecedência para prevenir possíveis ruturas de stock.
As empresas que registam as entradas e saídas de mercadoria no armazém podem determinar o nível de rotatividade de cada artigo e elaborar uma estratégia de aprovisionamento eficaz que garanta um serviço ininterrupto.
O controlo do stock também ajuda a identificar desajustes entre o inventário físico, o stock localizado nas estantes, e o teórico ou contabilístico, o que está registado num software de gestão de armazém, num ERP ou num Excel.
Com um sistema de inventário, as empresas podem identificar a mercadoria que é indispensável para a operação diária e, inclusive, calcular o stock de segurança necessário diante de um possível aumento da procura.
Tipos de sistemas de inventário
Cada empresa adapta o sistema de inventário ao seu tipo de negócio, produto ou fluxos de trabalho. Este procedimento dependerá de determinadas questões, tais como o tipo de mercadoria (se são matérias-primas ou produtos acabados) ou do processo logístico (se os artigos estão armazenados ou a ser movidos ao longo da rede logística).
Cabe diferenciar dois sistemas de inventário diferentes de acordo com a periodicidade em que se faz o controlo do stock no armazém:
- Inventário periódico. É um inventário realizado de forma manual e periódica (por exemplo, a cada mês, trimestre, semestre ou uma vez por ano).
- Inventário permanente. Graças à digitalização, a quantidade de mercadoria disponível de uma empresa mantém-se atualizada em tempo real, permitindo fazer um rigoroso controlo do stock.
Os sistemas de inventário periódico ou permanente ajudam a fazer o controlo do stock disponível no armazém. A escolha de um sistema ou outro depende do tamanho da empresa, dos fluxos internos de mercadoria, dos recursos disponíveis e da quantidade de stock existente no armazém.
Como funciona um sistema de inventário periódico?
O sistema de inventário periódico consiste em verificar os níveis de stock disponíveis durante um período de tempo específico. Como regra geral, a data exata em que vai ser feita a contagem é estabelecida antecipadamente para poder organizar corretamente o trabalho. As empresas costumam fazer este trabalho em épocas de menor atividade empresarial para evitar interferir com outras tarefas.
Uma das particularidades do sistema de inventário periódico é não precisar de nenhum suporte informático para a sua execução. Os operadores percorrem o armazém contando e anotando os produtos armazenados em cada localização. Além disso, podem aproveitar para verificar visualmente se os produtos estão em bom estado.
No entanto, o inventário periódico oferece alguns inconvenientes: ao tratar-se de uma operação manual o risco de cometer erros é elevado. Este método também exige tempo e obriga a parar completa ou parcialmente os trabalhos no armazém para fazer a contagem dos produtos em cada localização. A empresa sabe qual é o status do stock num momento específico, mas não em tempo real, portanto podem ocorrer desajustes.
Como funciona um sistema de inventário permanente?
No sistema de inventário permanente, a mercadoria mantém-se atualizada em tempo real. Através deste processo, as empresas podem controlar constantemente o stock que possuem no armazém.
Para fazer um controlo tão preciso dos produtos, as empresas utilizam a tecnologia porque proporciona informações detalhadas sobre a situação de todos e cada um dos stocks. Uma das tecnologias que faz o controlo do stock é o software de gestão de armazém, como o Easy WMS da Mecalux.
Para monitorar os movimentos da mercadoria o software regista os artigos recebidos e expedidos enquanto envia instruções aos operadores sobre o que fazer com cada um deles. Os trabalhadores do armazém utilizam leitores de radiofrequência ligados ao software para identificar as etiquetas dos produtos.
Um sistema de inventário permanente garante a rastreabilidade completa dos produtos. O software monitora todas as etapas pelas quais passa um produto ao longo da cadeia de abastecimento, o que lhe permite saber a sua localização exata. Graças à contagem constante do inventário, as empresas conseguem evitar as ruturas de stock.
As vantagens proporcionadas por um software logístico para controlar o stock compensam o investimento inicial que exige implementar esta tecnologia no armazém. O inventário permanente com um sistema de gestão de armazém elimina erros e proporciona uma maior flexibilidade para enfrentar as mudanças que ocorrem no mercado, tal como o aumento no número de pedidos.
Software para um sistema de inventário permanente
Um software de inventário é um programa informático que facilita a gestão da mercadoria. As empresas com um stock muito diversificado podem utilizar este tipo de software para automatizar a gestão do inventário e evitar erros.
Um programa de inventário permite que as empresas possam organizar com antecedência tarefas como o aprovisionamento. Este seria o caso da empresa dedicada à venda de discos e instrumentos musicais Gonher. A empresa digitalizou o seu armazém no México com o objetivo de fazer um controlo mais rigoroso da mercadoria. No momento em que o último produto de uma referência é retirado da sua localização, ou seja, está esgotado, o Easy WMS da Mecalux gera automaticamente a ordem de reabastecimento.
Por outro lado, o software de inventário é fundamental para controlar a rastreabilidade dos produtos. É uma operação fundamental, por exemplo, para a empresa francesa de produtos fitossanitários Maison François Cholat. Com o software da Mecalux, a empresa pode fazer um acompanhamento rigoroso da mercadoria e rastrear o seu percurso: "A rastreabilidade sempre nos preocupou. Precisávamos de um software que nos permitisse encontrar o cliente ao qual foi vendido um produto específico e que registasse informações relevantes sobre a mercadoria, como a data de fabricação ou o número de lote", afirma Morgane Cholat, responsável da logística da firma.
A digitalização do sistema de inventário
Para que as empresas possam prestar um bom serviço aos clientes o sistema de inventário é um processo fundamental. Estar ciente dos produtos disponíveis no armazém é o ponto de partida para poder preparar os pedidos com eficiência.
Num contexto onde os armazéns trabalham com mais referências, principalmente devido ao crescimento do e-commerce, a tecnologia pode ajudar as empresas a verificar o status de todos os produtos oferecendo o maior número de detalhes. Caso esteja interessado em saber mais sobre como automatizar a gestão do seu armazém, não hesite em entrar em contato connosco. Um consultor especializado poderá auxiliar sobre a melhor solução digital para a sua empresa.