Stock mínimo: o que é e como otimizá-lo?

A regra do stock mínimo e máximo é um dos métodos de controle de stock mais enraizados nas empresas. A classificação do inventário de uma empresa em diferentes tipos de stock facilita o controle e a otimização dos níveis de stock operacional para a sua cadeia de fornecimento. A quantidade dos produtos armazenados vai diminuindo conforme os pedidos vão sendo expedidos e, em virtude dessas flutuações temos dois conceitos essenciais:

O stock máximo: é determinado pela capacidade de armazenagem que o armazém tiver e pela política de compras ou abastecimento.
O stock mínimo operacional: indica o ponto de consumo do stock em que é necessário repô-los, justamente antes de chegar a utilizar o stock de segurança.

No nosso artigo vamos analisar a sua dimensão, as suas limitações e como conseguir otimizar o stock mínimo existente no armazém.

O que é o stock mínimo? A regra do stock mínimo/máximo

Com a regra do stock mínimo/máximo é fixado um ponto de reabastecimento e, conforme se forem esgotando, faz-se novamente um pedido para completar o inventário. Por isso, a sua representação gráfica tem a forma de serra com picos ascendentes que mostram a compra de inventário e picos descendentes que evidenciam a expedição dessas mercadorias a partir do armazém.

Trata-se de um método simples de implementar e cuja execução pode ser automatizada com praticamente qualquer ERP ou WMS. Dessa forma, quando um SKU ou uma referência chegar ao nível de stock mínimo, o sistema emite uma notificação ou uma ordem de reabastecimento automática, libertando assim os gestores dessa tarefa.

Existem diferentes métodos para fixar os níveis de stock mínimo, em resumo, as principais variáveis que incidem no cálculo desse parâmetro são:

As previsões da procura: quanto se consome desse SKU num prazo de tempo determinado?
O lead time ou tempo de abastecimento do fornecedor: quanto tempo demora para processar o pedido e que este chegue ao armazém?
O custo (e tamanho) do pedido e as normas do fornecedor nesse sentido.

Representação gráfica dos níveis de stock

O diagrama de uma forma simplificada representa os diferentes níveis de stock, em especial o stock mínimo

Quais as limitações da regra do stock mínimo/máximo?

A regra do stock mínimo/máximo é simples e fácil de implementar, por isso o seu uso generalizado em muitas empresas. No entanto, essa conta tem limitações que convém mencionar:

Parte de uma perspectiva focada em cada SKU de forma individual, sem considerar o estado global dos inventários nem dos fornecedores. Por exemplo, pode haver um fornecedor que tenha uma política de pedidos que exija que a empresa tenha um nível de gasto concreto, mas que pode ser distribuído entre todos os produtos do seu catálogo. Com uma abordagem de stock mínima/máxima, o pedido seria emitido quando esse custo exigido fosse atingido com uma única referência e não com um conjunto delas, o que pode ser mais benéfico economicamente.
Nem sempre se considera a própria evolução dos produtos. Cada referência passa por um ciclo de vida com várias etapas que influenciam na procura (introdução, crescimento, maturidade e declínio). A não ser que a regra de stock mínimo/máximo esteja em contínua verificação manual (algo que significaria perder as vantagens da automatização desse processo), aplicar de forma contínua o reabastecimento poderia significar acumular stock custoso e excessivo.

Através do diagrama é observado o ciclo de vendas do produto, algo que nem sempre é considerado na regra de stock mínimo/máximo

Vantagens de melhorar a gestão do stock mínimo

Uma das consequências de aplicar uma política de stock mínimo/máximo rígida é terminar acumulando mais inventário do que realmente é necessário. De fato, a otimização do stock armazenado é um dos pilares da metodologia logística lean, pois as vantagens relacionadas a isso são significativas:

Reduz o ativo imobilizado de stock, permitindo que tal investimento possa ser destinado a outros itens aliviando a liquidez da empresa.
O custo de manutenção desse stock sofre uma redução, representando uma quantia importante no âmbito dos custos de armazenagem logística. Além disso, diminui o risco de armazenar inventário de pouca rotatividade que logo ficará obsoleto e acarretará perdas para a empresa.
Liberta-se espaço no armazém para novos usos: ampliar o catálogo, proporcionar mais capacidade à área de picking ou dedicá-lo ao stock para o qual realmente é necessário.

Como otimizar o inventário para manter um stock mínimo?

Veja algumas recomendações a seguir:

- Classifique o inventário no armazém e priorize

Verificando e classificando as referências armazenadas em função do giro de stock detectaremos aquelas que tenha ficado estagnadas e signifiquem um problema para a gestão do stock global. Nesse sentido, o software de gestão de armazém, além de permitir executar contagens cíclicas que comprovam a precisão dos dados de inventário, também oferecem um valioso histórico que facilitará imensamente a tarefa de otimização do stock.

Além disso, manusear essa informação será de grande ajuda para priorizar o stock mínimo das referências que mais interessem seguindo diferentes parâmetros logísticos: rotatividade, margens de rentabilidade, custo de abastecimento… entre outros. Dessa forma, o stock mínimo de cada referência devem ser fixados de um ponto de vista global e não individual: todos competem em conjunto pelo mesmo investimento destinado à aquisição de inventário.

- Planear além dos números indicados no stock mínimo

Às vezes, a regra de stock mínimo/máximo funciona num plano paralelo em relação à realidade, sobretudo se foi automatizado para cumprir rigorosamente no momento em que o stock atinjam o ponto de stock mínimo. No entanto, convém planear o reabastecimento considerando todos os fatores que afetam as operações logísticas e não só a cifra do nível de stock.

Se não fizermos dessa forma, o armazém pode ficar sobrecarregado no recebimento das mercadorias ou, se um pedido feito ao fornecedor estiver configurado como envio automático, a empresa perde vantagens, tais como as que envolve a consolidação ou grupagem de mercadorias. Em qualquer caso, o armazém deve estar preparado para lidar com imprevistos desse tipo. Contar com um WMS disponibiliza a instalação para executar recebimentos cegos (não planeados) e organiza a gestão posterior de localizações para essas mercadorias.

A automatização do movimento de cargas reduz os ‘lead times’ do armazém, melhorando a rotatividade dos produtos e a segurança do stock mínimo

- Aposte num armazém mais eficiente reduzindo os seus custos operacionais

A principal função do inventário é proporcionar capacidade para que a empresa possa responder à procura do momento, da forma e modo mais adequados. Apesar de estratégias como o sistema just-in-time, que procura se aproximar do paradigma do stock zero, é preciso armazenar stock para o funcionamento da cadeia de fornecimento: sempre serão necessários.

Partindo da base de que é preciso ter um stock mínimo, façamos com que o custo operacional seja o menor possível: vamos reduzir o tempo que esse inventário necessita estar armazenado. Para isso, uma abordagem válida é trabalhar em prol da eficiência do armazém melhorando os seus tempos de abastecimento ou lead times. Estes podem ser divididos em dois de acordo com a sua natureza:

Lead time físico: refere-se ao tempo que envolve o transporte real das mercadorias de um lugar para outro. Sem dúvida, automatizar processos como as deslocações de mercadorias no armazém liberta os operadores para que se dediquem a tarefas que agreguem mais valor.
Lead time ligado à informação: refere-se ao tempo dedicado a processar pedidos, tramitar listas de picking e à organização de cada tarefa numa ordem de prioridade correta. O WMS é uma ferramenta potente que foi pensada para reduzir o tempo dos ciclos e que também é capaz de aperfeiçoar a execução das operações praticamente erradicando os erros.

Além disso, a partir do armazém se controla a dinâmica entre os diferentes níveis de stock que é fundamental para, por um lado, prevenir as temidas ruturas de stock e, por outro, limitar o excesso do stock de segurança. Aqui o WMS também desempenha um papel importante, uma vez que agrupa todos os KPI essenciais para tomar decisões certeiras. Nesse sentido, destaca-se o módulo para o Easy WMS Supply Chain Analytics Software.

O desafio de fixar os stocks mínimos

O impacto financeiro de acumular inventários e as variações cada vez maiores da procura fizeram com que muitas empresas mudassem o rumo da estratégia logística com objetivo de reduzir ao máximo os stocks armazenados. Isso revela as limitações da clássica regra do stock mínimo/máximo. Tratar de ajustá-la a uma realidade cada vez mais complexa passa por integrar um software especializado na gestão logística e basear as decisões em dados mensuráveis.

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Stock mínimo: o que é e quais estratégias aplicar?