15 sintomas de um armazém desordenado (e como resolvê-los)

Um armazém desordenado é a principal causa de uma logística improdutiva e ineficiente. A falta de organização numa instalação logística reduz a eficiência das operações e aumenta o risco de acidentes, tanto para os operadores quanto para a mercadoria e sistemas de armazenagem.

Neste artigo analisamos os 15 principais sintomas de um armazém desordenado e propomos soluções para evitar que tais fatores limitem a competitividade da sua empresa.

Armazém desordenado: principais sinais

1) Layout inadequado do armazém. A configuração do armazém pode ser inadequada para a realidade diária da empresa ou não contemplar o seu futuro crescimento e a necessidade de se adaptar a possíveis mudanças na planificação logística da organização. O layout do armazém deve ser suficientemente flexível para se adaptar às mudanças, por exemplo, destinando mais áreas para a preparação de pedidos ou contemplando uma possível ampliação das docas de carga.

2) Falta de aproveitamento da superfície de armazenagem. O armazém deve estar equipado com um sistema de armazenagem que permita armazenar todos os produtos e aproveitar ao máximo a superfície disponível. Esse sistema também se deve adaptar às características da mercadoria. Por exemplo, ao gerir um grande número de paletes de cada referência, o ideal seria implementar um sistema de armazenagem compacto (como o Pallet Shuttle).

3) Excesso de percursos dos operadores. Num armazém desordenado, os movimentos dos operadores não estão coordenados nem otimizados, obrigando-os a mover-se excessivamente para executar qualquer tarefa, tal como armazenar a mercadoria ou completar um pedido. Para resolver tal problema, é recomendável utilizar um software de gestão de armazém SGA, que envia instruções aos operadores sobre como realizar qualquer operação, além de indicar com precisão a localização à qual devem dirigir-se. Esse programa indica a rota mais rápida permitindo que os operadores percorram distâncias mínimas.

4) Desajustes no volume de trabalho dos operadores. Uma distribuição inadequada das tarefas por parte do chefe de armazém pode provocar desequilíbrios no volume de trabalho entre os diferentes operadores gerando pontos de estrangulamento. Para resolver essa ineficiência é necessário contar uma planificação logística que esteja de acordo com os objetivos estratégicos da empresa. Além disso, módulos do Easy WMS, o SGA da Mecalux, como o Supply Chain Analytics ou o Labor Management System (LMS) são capazes de monitorar a atividade em cada parte do armazém para identificar se existe algum desequilíbrio na instalação.

5) Descontrolo nos processos de receção e expedição. A existência de um buffer temporário com excesso de stock ou pontos de estrangulamento na doca de carga são sintomas muito comuns de um armazém desordenado. Esses erros podem ser corrigidos com uma boa planificação logística que contemple e regule os fluxos de mercadoria dentro da instalação, a atribuição das docas de carga e descarga e a função exercida pelo espaço livre do armazém.

6) Descoordenação com as linhas de produção. Um armazém situado próximo às linhas de produção geralmente atua como pulmão de produção, armazenando temporariamente as matérias-primas até que elas sejam necessárias para cumprir as ordens de produção. A falta de coordenação poderia causar desequilíbrios no processo de abastecimento da produção, entregando as matérias-primas com atraso e erros. Digitalizar esse processo de abastecimento com o Manufacturing Execution System (MES) ou com o software SGA para Produção é a solução para garantir que a produção opere sem interrupções e sem erros.

7) Falhas na atribuição da rotação do produto. A rotação de stock refere-se ao número de vezes que o stock do armazém precisa de ser reposto num período de tempo específico, normalmente um ano. Num armazém desordenado é muito complicado fazer uma monitorização de todas as referências, embora seja algo essencial para poder panificar corretamente o layout. Com um sistema de gestão de armazém é possível definir a rotação da mercadoria para avaliar a capacidade de armazenagem necessária, os fluxos de entrada e saída, assim como a planificação da atividade geral do armazém.

8) Quebras de stock habituais. Num armazém desordenado é muito complicado saber quais são os artigos disponíveis e quais estão fora de stock. Consequentemente, isso pode dar origem a uma quebra de stock, ou seja, falta de stock para atender os pedidos vigentes, o que provoca atrasos na entrega dos pedidos. Uma forma de resolver esse problema é ter um stock de segurança, ou seja, um stock extra para enfrentar imprevistos relacionados às mudanças na procura ou atrasos dos fornecedores.

9) Excesso de stock. Sem um controlo preciso dos produtos, podem ser armazenados mais artigos além dos estritamente necessários para atender os clientes, superando assim a procura. O excesso de stock oferece um grande inconveniente: aumenta os custos de armazenagem e a possibilidade de cometer erros. Para que isso não ocorra, é recomendável fazer uma análise preditiva para calcular a quantidade de artigos necessária e melhorar a planificação da procura.

10) Perdas de stock. Num armazém desordenado normalmente não existem áreas nem localizações atribuídas aos produtos (ou não se respeitam devido ao caos decorrente da falta de organização). Se a empresa não souber os produtos que possui, alguns deles podem permanecer armazenados durante um período de tempo excessivo tornando-se obsoletos (não podem ser vendidos nem entregues aos clientes). Para evitar perdas de stock, é recomendável digitalizar a gestão do stock mediante um software de gestão de armazém. Essa tecnologia permite saber com exatidão os produtos armazenados existentes e organizar a preparação de pedidos de acordo com o stock disponível.

11) Stock fantasma. O stock fantasma refere-se aos desajustes entre o stock existente na loja ou armazém e o stock registado num programa de controlo de stock. Num armazém desordenado, é comum cometer erros na gestão do stock, tal como organizar a preparação de um pedido sem que o produto esteja fisicamente no armazém. Para evitar tal problema, convém fazer um inventário periódico que permita verificar se o stock do sistema e do armazém coincidem, ou um inventário permanente com a ajuda de um SGA.

12) Picking ineficiente. A preparação de pedidos é uma das etapas mais custosas para a logística de um armazém. Por isso, é necessário certificar-se de que o método de picking escolhido simplifica as tarefas dos operadores, garantindo o cumprimento eficiente dos pedidos e evitando os erros decorrentes da gestão manual. Implementar um programa de gestão de armazém ou utilizar dispositivos de assistência ao picking, como o pick-to-light ou o picking por voz, podem ser as melhores opções para obter uma preparação de pedidos eficiente.

13) Falhas na preparação de pedidos. Os erros decorrentes da gestão manual do processo de picking aumentam os índices de devolução. Organizar a logística reversa representa uma dor de cabeça para muitas empresas, além de envolver um custo operacional excessivo que pode reduzir a competitividade. Portanto, é importante limitar os erros na preparação e expedição dos pedidos. Um SGA simplifica as tarefas dos operadores, indicando-lhes passo a passo as operações que devem ser realizadas. Isso é especialmente importante no processo de devolução de pedidos, onde o software automatiza a recolocação do produto na estante ou em outro pedido, minimizando os custos.

14) Descoordenação com agências de transporte e operadores logísticos. O processo de expedição e envio de mercadoria deve ser ágil e eficiente visando cumprir as condições de entrega estabelecidas previamente com o cliente. A falta de coordenação entre o armazém e os diferentes parceiros nesses processos pode arruinar a gestão eficiente do pedido dentro do armazém. Por isso, é indispensável comunicar-se com as agências de distribuição através de um sistema de gestão de armazém que garanta a total visibilidade do stock durante qualquer fase logística. Para minimizar os erros na entrega de pedidos também existem módulos específicos, como o Sistema de expedição logística do Easy WMS, que se coordenam com o programa informático do carrier, automatizando o processo de expedição e gerando automaticamente as etiquetas necessárias para o envio correto do produto.

15) Alta incidência de acidentes. A desorganização dificulta as tarefas dos operadores e aumenta o risco de atingir os diferentes elementos do armazém (outros operadores, a mercadoria ou as estantes). Com uma sinalização adequada do armazém, os operadores podem identificar áreas através de painéis com cores e formas geométricas para evitar possíveis riscos. Também deve ser realizada periodicamente uma Inspeção Técnica de Estantes (ITE) para verificar o bom estado dos sistemas de armazenagem e garantir o funcionamento seguro do armazém.

Armazém desordenado: ponto crítico na planificação logística

Um armazém desordenado envolve graves problemas estruturais para a logística de uma empresa. O caos organizacional ou a gestão inadequada do stock e da expedição, por exemplo, impossibilitam a eficiência dos processos, reduzem a margem de lucro e prejudicam a reputação de qualquer empresa. Identificar a tempo os sintomas que levam a estes cenários é fundamental para implementar as soluções necessárias e restabelecer as condições operacionais adequadas.

Se detetar algum dos sinais indicados neste artigo no seu armazém, uma boa solução seria consultar um fornecedor global de soluções de intralogística como a Mecalux. Entre em contato connosco e um técnico especializado terá prazer em auxiliar para lhe oferecer a melhor proposta para a logística da sua empresa.